Page 17 - Modul Kearsipan OTKP Kelas X
P. 17

MODUL KEARSIPAN / Kelas X SMK/MA


                   C.  SISTEM PENYIMPANAN ARSIP
                              Dalam penyimpanan arsip ada beberapa langkah-langkah yang harus dilakukan,

                       yakni sebagai berikut ini:
                       1.  Pemeriksaan Arsip

                       2.  Mengindeks Arsip
                       3.  Memberi Tanda Arsip

                       4.  Menyortir Arsip

                       5.  Menyimpan Arsip

                              Sementara  itu,  suatu  sistem  digunakan  untuk  penyimpanan  dokumen/arsip

                       dengan tujuan agar memudahkan penemuan arsip kembali dan cepat disebut dengan
                       sistem  penyimpanan  arsip.  Sistem  ini  pada  prinsipnya  berdasarkan  kata  tangkap

                       (caption) dari arsip baik huruf maupun angka sesuai dengan penggunaan sistem yang

                       dipilih.

                              Sistem  penyimpanan  didefinisikan  juga  sebagai  sistem  pengelolaan  dan

                       penemuan  kembali  arsip  berdasarkan  pedoman  untuk  meningkatkan  efektifitas  dan
                       efesiensi  penggunaan  waktu,  tempat,  tenaga,  dan  biaya.  Berikut  ini  macam-macam

                       sistem penyimpanan arsip, yakni sebagai berikut ini:

                       1.  Sistem Wilayah

                              Suatu sistem penataan arsip dengan menggunakan pembagian wilayah sebagai

                          pedoman untuk menyimpan dan penemuan kembali arsip disebut dengan sistem
                          wilayah. Pembagian wilayah tersebut dipisahkan sesuai dengan asal pengirim atau

                          penerima surat.

                              Sebelum melakukan penyortiran surat, dilakukan klasifikasi wilayah terlebih
                          dahulu.  Sistem  ini  dapat  dikelola  menurut  3  tingkatan  yakni  nama  Negara  atau

                          wilayah, nama pembagian wilayah administrasi Negara atau wilayah, serta nama
                          pembagian wilayah administrasi khusus.

                              Sementara itu, penggunaan guide pada sistem wilayah yakni sebagai petunjuk
                          peletakan arsip disimpan dan kode pada tab harus sesuai dengan daftar klasifikasi

                          wilayah.  Untuk  folder  sendiri,  sebagai  map  untuk  menyimpan  arsip.  Jumlah

                          masing-  masing  guide  dan  folder  menyesuaikan  ketentuan  pembagian  wilayah
                          (daftar klasifikasi wilayah).
   12   13   14   15   16   17   18   19   20   21   22