Page 17 - Modul Kearsipan OTKP Kelas X
P. 17
MODUL KEARSIPAN / Kelas X SMK/MA
C. SISTEM PENYIMPANAN ARSIP
Dalam penyimpanan arsip ada beberapa langkah-langkah yang harus dilakukan,
yakni sebagai berikut ini:
1. Pemeriksaan Arsip
2. Mengindeks Arsip
3. Memberi Tanda Arsip
4. Menyortir Arsip
5. Menyimpan Arsip
Sementara itu, suatu sistem digunakan untuk penyimpanan dokumen/arsip
dengan tujuan agar memudahkan penemuan arsip kembali dan cepat disebut dengan
sistem penyimpanan arsip. Sistem ini pada prinsipnya berdasarkan kata tangkap
(caption) dari arsip baik huruf maupun angka sesuai dengan penggunaan sistem yang
dipilih.
Sistem penyimpanan didefinisikan juga sebagai sistem pengelolaan dan
penemuan kembali arsip berdasarkan pedoman untuk meningkatkan efektifitas dan
efesiensi penggunaan waktu, tempat, tenaga, dan biaya. Berikut ini macam-macam
sistem penyimpanan arsip, yakni sebagai berikut ini:
1. Sistem Wilayah
Suatu sistem penataan arsip dengan menggunakan pembagian wilayah sebagai
pedoman untuk menyimpan dan penemuan kembali arsip disebut dengan sistem
wilayah. Pembagian wilayah tersebut dipisahkan sesuai dengan asal pengirim atau
penerima surat.
Sebelum melakukan penyortiran surat, dilakukan klasifikasi wilayah terlebih
dahulu. Sistem ini dapat dikelola menurut 3 tingkatan yakni nama Negara atau
wilayah, nama pembagian wilayah administrasi Negara atau wilayah, serta nama
pembagian wilayah administrasi khusus.
Sementara itu, penggunaan guide pada sistem wilayah yakni sebagai petunjuk
peletakan arsip disimpan dan kode pada tab harus sesuai dengan daftar klasifikasi
wilayah. Untuk folder sendiri, sebagai map untuk menyimpan arsip. Jumlah
masing- masing guide dan folder menyesuaikan ketentuan pembagian wilayah
(daftar klasifikasi wilayah).