Page 12 - Modul Kearsipan OTKP Kelas X
P. 12
MODUL KEARSIPAN / Kelas X SMK/MA
KEGIATAN BELAJAR 2
PENGGOLONGAN, NILAI GUNA DAN
SISTEM PENYIMPANAN ARSIP
A. PENGGOLONGAN ARSIP
Suatu organisasi atau perusahaan pasti memiliki banyak arsip. Agar arsip-arsip
tersebut mudah ditemukan dan digunakan saat dibutuhkan, maka arsip sebaiknya
diklasifikasikan sesuai jenisnya. Berikut ini uraian jenis-jenis arsip:
1. Berdasarkan Keaslianya
a. Arsip Asli
Arsip asli yakni dokumen pertama yang dikerjakan dan dicetak dari
mesin ketik atau printer dimana terdapat tandatangan asli dan legalisir asli
didalamnya.
b. Arsip Tembusan
Arsip tembusan yakni dokumen kedua atau seterusnya dimana
pembuatannya bersamaan dengan dokumen asli, akan tetapi ditujukan kepada
pihak selain penerima dokumen asli.
c. Arsip Salinan
Arsip salinan yakni dokumen dimana proses pembuatannya tidak
bersamaan dengan dokumen asli, akan tetapo saling berkaitan dengan dokumen
asli.
2. Berdasarkan Kepentingan Arsip
a) Arsip Tidak Penting
Dokumen yang didalamnya hanya berisikan pemberitahuan informasi
tertentu disebut dengan arsip tidak penting. Contoh dari arsip ini yakni surat
undangan, ucapan terimakasih dan memo. Sementara itu, untuk penyimpanan
arsip ini biasanya hanya berjangka 1 tahun. Biasanya arsip ini diberi tanda huruf
“T”.
