Page 8 - Modul Kearsipan OTKP Kelas X
P. 8
MODUL KEARSIPAN / Kelas X SMK/MA
3. Dikatakan sebuah arsip apabila dibutuhkan untuk digunakan dapat
ditemukan kembali secara fisik ataupun informasi.
Dengan begitu, arsip dapat dikatakan sebagai sebuah kumpulan rekaman
informasi dari kegiatan organisasi atau perusahaan. Biasanya rekaman tersebut
digunakan juga untuk keperluan pengambilan keputusan pimpinan.
“Archive” merupakan kata arsip berasal dari Bahasa Inggris dan “Archium”
berasal dari Bahasa Latin Kuno, artinya suatu tempat penyimpanan arsip pemerintah,
dimana arsip sebagai tanda bukti, dokumen, atau warkat dengan keterangan tertentu.
Sementara itu, arti dari kearsipan sendiri yakni suatu kegiatan menyimpan surat
atau dokumen. Kegiatan tersebut berkaitan dengan kegiatan penerimaan, pencatatan,
pengiriman, serta pemusnahan surat dan dokumen.
Kearsipan sangat penting dalam suatu organisasi atau perusahaan. Hal ini telah
disadari oleh seluruh pihak yang terkait. Apabila suatu organisasi tidak melakukan
kearsipan pasti akan menimbulkan permasalahan baru bagi organisasi atau perusahaan
tersebut. Misalnya saja, ketika organisasi memiliki banyak surat atau dokumen, jika
tidak ada kearsipan maka surat atau dokumen tersebut akan menumpuk dan itu akan
menghambat proses pencarian sewaktu dibutuhkan. Ditambah lagi jika pimpinan sangat
membutuhkan surat atau dokumen tersebut untuk urusan yang sangat penting, pasti
sangatlah sulit mencarinya.
Biasanya setiap komunikasi dan keputusan diambil berdasarkan penggambaran
atau atas dasar dari arsip. Sehingga arsip harus mendukung keperluan bisnis dan
digunakan untuk akuntabilitas. Maka dari itu, setiap arsip harus memiliki beberapa
karakteristik, yakni sebagai berikut ini:
1. Autentik
Organisasi diharuskan menerapkan kebijakan dan prosedur daur hidup arsip
untuk mengontrol dan melindungi arsip guna menjamin keabsahan dari arsip
tersebut. Arsip autentik dapat dibuktikan apabila:
a. Keberadaannya diakui;
b. Pembuat dan pengirim arsip mengakui;
c. Waktu pembuat dan pengiriman diakui.
