Page 7 - Modul Kearsipan OTKP Kelas X

MODUL KEARSIPAN / Kelas X SMK/MA

KEGIATAN BELAJAR 1
RUANG LINGKUP

A. PENGERTIAN ARSIP DAN KEARSIPAN
Organisasi atau perusahaan pasti melakukan kegiatan-kegiatan tertentu. Setiap

kegiatan biasanya menghasilkan data (dokumen) berisikan informasi. Informasi
tersebut akan dikumpulkan dan direkam guna kepentingan tertentu. Sebuah rekaman

data (dokumen) yang berisikan informasi dari kegiatan tersebut biasanya disebut

dengan arsip (record).
Sesuai dengan peraturan pemerintah nomor 28 tahun 2012 tentang pelaksanaan

UU No. 43 tahun 2009 tentang kearsipan, arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa
dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi

dan komunikasi, dibuat dan diterima oleh negara, pemerintah daerah, lembaga

pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, perseorangan
dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

Sementara itu, kumpulan surat-surat yang dikumpulkan, dikelompokkan dan
disimpan secara rapi disuatu tempat juga termasuk sebuah arsip. Hal ini dikarenakan

sura-surat tersebut berisikan informasi dan bukti akan dilaksanakan atau dilakukannya
suatu kegiatan organisasi atau perusahaan. Selain itu, surat-surat tersebut juga dapat

digunakan untuk keperluan atau kebutuhan lainnya di kemudian hari nanti.

Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa suatu dokumen dikatakan arsip apabila
memenuhi hal sebagai berikut ini:

Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa suatu dokumen dikatakan arsip
apabila memenuhi hal sebagai berikut ini:

1. Dikatakan sebuah arsip apabila dapat dijadikan sebagai bukti terjadinya atau

terlaksananya suatu kegiatan organisasi, tetapi bukti tersebut harus dimiliki
lebih dari 1 orang. Maksudnya, arsip harus berisikan data yang memiliki arti

sosial
2. Dikatakan sebuah arsip apabila arsip disimpan dengan nyata. Ada 3 media

arsip, yakni kertas (paper), film, dan media magnetic.