Page 13 - Modul Kearsipan OTKP Kelas X

MODUL KEARSIPAN / Kelas X SMK/MA

b) Arsip Baca
Dimana sebuah dokumen mempunyai nilai guna saat ini dan masih

diperlukan pada waktu yang akan datang dalam jangka waktu 1-5 tahun disebut
dengan arsip biasa. Contoh dari arsip ini yakni surat pesanan, surat pengaduan,

surat peringatan, surat tugas, surat permohonan cuti, presentasi
anggota/pegawai, surat pesanan barang, surat putusan yang bersifat rutin, dan

sebagainya. Arsip diberi dengan tanda huruf “B”.

c) Arsip Penting
Dimana sebuah dokumen mempunyai nilai guna berhubungan dengan

kegiatan masa lampau dan masa yang akan dating disebut dengan arsip penting.
Contoh dari arsip ini yakni surat keputusan, daftar riwayat hidup

anggota/pegawai, naskah laporan, data statistik, surat kontrak, surat perjanjian,

dan sebagainya. Arsip ini akan disimpan dalam jangka waktu 5-10 tahun dan
diberi tanda huruf “P”,

d) Arsip Sangat Penting (Vital)
Sebuah dokumen dimana dipakai sebagai pengingat dalam jangka waktu

tidak terbatas (abadi). Contoh dari arsip ini yakni akte pendirian, sertifikat,

piagam penghargaan dan arsip lain setidaknya mempunyai nilai dokumenter.
Arsip ini termasuk arsip vital sehingga harus disimpan terus dan diberi tanda

huruf “V”,
3. Berdasarkan Fungsi Arsip

a. Arsip Dinamis
Penggunaan suatu dokumen secara langsung dalam seluruh rangkaian

kegiatan organisasi atau perusahaan biasanya menggunakan arsip tertentu

disebut dengan arsip dinamis. Dimana arsip tersebut masih diperlukan untuk
kepentingan pelaksanaan kegiatan organisasi atau perusahaan dalam sehari-

hari. Sesuai kebutuhan tersebut, arsip dinamis digolongkan lagi menjadi
beberapa arsip, antara lain:

1) Arsip Aktif

Dimana sebuah arsip digunakan secara terus menerus oleh organisasi
atau perusahaan demi keberlangsungannya disebut dengan arsip aktif.

Penggunaan arsip ini kisaran 15 kali dalam 1 tahun.