Page 18 - Modul Kearsipan OTKP Kelas X

MODUL KEARSIPAN / Kelas X SMK/MA

Contoh penyusunan berdasarkan wilayah:
PT Kalimas di Cilandak Jakarta Selatan, menerima surat dari Bapak Andi

dengan alamat rumah Jalan Sawo Manila nomor 7 Tebet Barat, Jakarta Selatan.
Maka surat dapat diberi kode:

- Untuk laci (nama kecamatan) Tebet
- Untuk guide Tebet Barat

- Untuk folder (hasil indeks) And

Kartu Indeks:

2. Sistem Abjad

Suatu sistem penataan arsip dengan menggunakan petunjuk abjad sebagai
pedoman untuk menyimpan dan penemuan kembali arsip disebut dengan sistem

abjad. Surat akan disimpan berdasarkan nama orang/nama perusahaan/ nama
organisasi yang menerima maupun mengirim surat. Nama

orang/organisasi/perusahaan akan digunakan sebagai kode penyimpanan dalam

indeks dan penyimpanan diurutkan sesuai urutan abjad, seperti urutan abjad dalam
kamus.

Penggunaan sistem abjad, biasanya memerhatikan dan mempertimbangkan hal-
hal sebagai berikut ini:

a. Masalah organisasi atau perusahaan belum kompleks atau sangat sederhana
b. Volume arsip tidak terlalu banyak

c. Bimbingan atau training petugas arsip

Filing sistem abjad dasarnya dipilih sebagai filing sistem arsip dengan beberapa
alasan berikut:

a. Dokumen/arsip cenderung dicari atau diminta melalui nama.