Page 20 - Modul Kearsipan OTKP Kelas X
P. 20
MODUL KEARSIPAN / Kelas X SMK/MA
4. Sistem Subyek
Suatu pengelolaan arsip dari penyimpanan dan penemuan kembali arsip (arsip
surat masuk maupun arsip surat keluar) berdasarkan subyek atau pokok
masalah/perihal dari arsip disebut sistem penyimpanan subyek. Sistem ini sebagai
sistem paling susah pada penanganannya. Penggunaannya banyak dipergunakan
oleh instansi-instansi pemerintah yang besar dan luas di Indonesia. Sementara itu,
untuk penggunaan penyimpanan asas desentralisasi, pemakaian sistem ini kurang
tepat sebab setiap unit kerja sudah mempunyai tugas dan fungsi meliputi satu
subyek tertentu.
Banyaknya jumlah arsip dengan berbagai macam subyek/pokok masalah, maka
dalam penerapannya harus membuat daftar klasifikasi subyek atau pola klasifikasi
subyek terlebih dahulu. Tujuannya untuk memudahkan penggunaan daftar istilah
(sering disebut indeks). Sebab, menemukan sebuah arsip dalam sistem subyek
diperlukan sarana (wakil dokumen) arsip yakni kartu indeks.
Gambar: Kartu Indeks
5. Sistem Nomor/Angka
Sistem penyimpanan arsip sesuai kode nomor yakni sebagai ganti dari nama
orang atau badan disebut dengan sistem nomor (numeric filling system). Sistem ini
merupakan sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip dengan menggunakan
kode angka/nomor.
Nomor menunjukkan pengelompokan data sesuai kejadian-kejadian setiap hari,
contohnya nomor identitas pasien dokter, nomor jaminan sosial dan nomor lain
sebagainya. Sistem nomor ini lebih susah penerapannya dari pada sistem nama.
Sistem nomor terdiri dari 3 unsur yakni file utama, indeks dan buku nomor (buku
register/buku induk/buku besar).
Sementara itu, sistem penyimpanan menurut nomor seri dibagi dalam 3 macam,
yakni sebagai berikut:
