Page 19 - P-AC-01 ລະບຽບປະຕິບັດ ການຄວບຄຸມ ແລະ ການບັນທຶກເອກະສານຄຸນນະພາບ ແລະ ຂໍ້ມູນ

ລະບຽບປະຕິບັດ ລະຫັດເອກະສານ: P-AC-01 ໝາຍເລກໜ້າ: 18 of 39

ການຄວບຄຸມ ແລະ ການບັນທຶກ ປັບປຸງຄັໍ້ງທ: 10 ວັນທ ເລ ີ່ມໃຊ້: 01/09/20
ີ່
ເອກະສານຄຸນນະພາບ ແລະ ຂ ໍ້ມູນ

ຜູ້ຮັບຜິດຊອບ ລາຍລະອຽດ ເອກະສານອ້າງອ ງ

7.4. ການທົບທວນຄູ່ມ ແລະ ລະບຽບປະຕິບັດ
ັ
ິ
ການທົບທວນຄູ່ມ ແລະ ລະບຽບປະຕບັດ ພາຍໃນບ ລິສດຯ ແມ່ນ

ຕ້ອງມ ການທົບທວນຄນຢ່າງໜ້ອຍ 2 ປ ຕ ີ່ຄັໍ້ງ.
8. ການແຈກຈ່າຍເອກະສານ ແລະ ຄູ່ມ ພາຍໃນບ ລິສັດຯ
ັ
ທຸກຄູ່ມ ຂອງບລິສດຯ ຕອງລະບວິທ ການແຈກຈ່າຍ ໃນພາກແນະນ າ

ຸ
້
(ພາກ ຫຼ ບົດ ທ າອິດຂອງຄູ່ມ / Introduction) ໂດຍໃຫ້ຂຽນອ ງໃສ ່
ລະບຽບປະຕິບັດ P-AC-01 ການຄວບຄຸມເອກະສານ ແລະ ຂ ໍ້ມູນ
ໍ້
ຂ 8.1.
8.1. ຂັໍ້ນຕອນການແຈກຈ່າຍເອກະສານຂອງ

 ຕົວແທນ ຫຼ ຝ່າຍບ ລິຫານ ຫຼ ໜ່ວຍງານຄວບຄຸມເອກະສານຂອງ
ັ
ບ ລິສດຯ ຈະພິຈາລະນາເຖິງຈຸດແຈກຈ່າຍ (ຈຸດທ ີ່ຕ້ອງການຄອບ
ຄອງເອກະສານ) ຕາມທ ີ່ຄູ່ມ ຫຼ ເອກະສານ ນັໍ້ນໆ ໄດ້ກ ານົດຈຸດ
ແຈກຈ່າຍ ຫຼ ຈດຄອບຄອງ (ຜູ້ນ າໃຊ້) ໄວໃນຄູ່ມ ຫຼ ເອກະສານ,
ຸ
້
ໂດຍຈະພິຈາລະນາຕາມເງ ີ່ອນໄຂພ ໍ້ນຖານດັີ່ງນ ໍ້:
1) ຄູ່ມ ເກັບມ້ຽນ ທ ີ່ພະແນກຄຸນນະພາບ ແລະ ຄວາມປອດໄພ ແມ່ນຕ້ອງ
ເປັນຕົໍ້ນສະບັບ (ແລະ ເອກະສານອ ເລັກໂຕຣນິກຕນສະບັບ).
ົໍ້
2) ຜູ້ທ ີ່ໃຊ້ງານ ມ ຈຸດປະສົງຄອບຄອງ ເອກະສານ ຫຼ ຄູ່ມ ເພ ີ່ອສຶກສາຮຽນ

ຮູ້, ເພ ີ່ອໄວ້ເປັນຫຼັກຖານ.
ິ
3) ຜູ້ກວດກາຄຸນນະພາບພາຍໃນບ ລສັດຯ ຕ້ອງການເກັບໄວ້ເປັນຫຼັກຖານ
ອ້າງອ ງໃນການກວດກາຄຸນນະພາບພາຍໃນບ ລສັດຯ.
ິ
 ເອກະສານລະບບຄຸນນະພາບທັງໝົດທ ີ່ຜ່ານການທົບທວນ
ົ
ອະນຸມັດ ແລະ ລົງທະບຽນ ຄວບຄຸມເອກະສານແລ້ວ ຈະສ າເນົາ
ຕາມຈ ານວນທ ີ່ກ ານົດຈດແຈກຈ່າຍ ພ້ອມທັງປະທັບກາ ຫຼ ພິມ
ຸ
ັີ່
ລາຍນ ໍ້າ (ດງເອກະສານຊ້ອນທ້າຍ 5) ແລະ ລະບສະຖານະ
ຸ
“ເອກະສານຄວບຄຸມ” ແລະ ແຈກຈ່າຍໄປຫາຈດທ ີ່ກ່ຽວຂ້ອງ
ຸ
ົ
ັ
ແລະ ຈຸດປະຕິບດງານທ ີ່ກ ານດ.
8.2. ການຈັດເກັບເອກະສານ
 ສ ານັກງານໃຫຍ່ ບ ລິສັດ ລາວເດ ນອາກາດ
ການເກັບມ້ຽນເອກະສານທ ີ່ເປັນຟອມ, ລະບຽບປະຕິບັດ ແລະ ຄູ່ມ ພາຍ
ິ
່
ໃນສ ານັກງານໃຫຍ ບ ລສັດ ລາວເດ ນອາກາດ (ພະແນກ AD, IT, HR,
MK, FN) ແມ່ນພະແນກກ າມະການກວດສອບ (ພະແນກ AC) ເປນຜູ້
ັ
້
ເກັບເອກະສານຕົໍ້ນສະບັບໄວ.

ເອກະສານນ ໍ້ ເປັນເອກະສານຄວບຄຸມໃຊ້ພາຍໃນ ບ ລິສັດ ລາວເດ ນອາກາດ, ຫ້າມພິມເຜ ຍແຜ່ກ່ອນໄດ້ຮັບອະນຸຍາດ.