Page 24 - P-AC-01 ລະບຽບປະຕິບັດ ການຄວບຄຸມ ແລະ ການບັນທຶກເອກະສານຄຸນນະພາບ ແລະ ຂໍ້ມູນ

ລະບຽບປະຕິບັດ ລະຫັດເອກະສານ: P-AC-01 ໝາຍເລກໜ້າ: 23 of 39

ການຄວບຄຸມ ແລະ ການບັນທຶກ ປັບປຸງຄັໍ້ງທ: 10 ວັນທ ເລ ີ່ມໃຊ້: 01/09/20
ີ່
ເອກະສານຄຸນນະພາບ ແລະ ຂ ໍ້ມູນ

ຜູ້ຮັບຜິດຊອບ ລາຍລະອຽດ ເອກະສານອ້າງອ ງ

14. ການຍົກເລ ກ ແລະ ທ າລາຍເອກະສານ
14.1. ການນ າເອົາເອກະສານທ ີ່ຍົກເລ ກ ຫຼ ລ້າສະໄໝ ອອກຈາກຈຸດໃຊ້
ງານ.

ຸ
- ເມ ີ່ອໄດ້ຮັບແຈກຈ່າຍເອກະສານຊດໃໝ່, ຜູ້ໃຊ້ງານ ຈະຕ້ອງສົີ່ງຄ ນ
ເອກະສານຊດເກົີ່າໃຫ້ ສູນຄວບຄຸມເອກະສານເພ ີ່ອທ າລາຍ ຫຼ ຖ້າ
ຸ
້
ຸ
ຕ້ອງການເກັບໄວໃຊໃນຈດປະສົງອ ີ່ນ ຕ້ອງສົີ່ງໃຫ້ພະນັກງານຄວບ
້
ຄຸມເອກະສານປະທັບກາ “ຍົກເລ ກ” ໃສ່ທຸກໜ້າຂອງເອກະສານ
ເພ ີ່ອບ ີ່ໃຫ້ນ າໄປໃຊ້ຄນ.

14.2. ການທ າລາຍເອກະສານ.

ການທ າລາຍບັນທຶກຄຸນນະພາບ ໃຫ້ດ າເນນການໄດ້ເມ ີ່ອເຖິງກ ານົດເວລາ
້
ແລະ ຕອງໄດ້ຮັບການອະນຸມັດຈາກຜູ້ມ ອ ານາດກ່ອນຈຶີ່ງຈະທ າລາຍໄດ.
້

ັ
ເອກະສານທຸກຊຸດ ທ ີ່ລ້າສະໄໝ , ທ ີ່ຈະບ ີ່ມ ການປບປຸງ ແລະ ຈະບ ີ່ນ າໃຊ ້
ັີ່
ໍ້
ແມ່ນຈະຖ ກເກັບຄ ນ ເພ ີ່ອທ າລາຍ ຕາມຂ ໍ້ກ ານົດດງນ:
ັ
- ກ ລະນ ທ ີ່ເປັນຄວາມລບໃຫ້ທ າລາຍດວຍການຈ ກຖິໍ້ມ.
້
- ກ ລະນ ທ ີ່ຕອງການເກັບຕ ີ່ໄປ ເພ ີ່ອຮັກສາຄວາມຮູ້ ໃຫ້ໃຊ້ວິທ ປະທັບ
້
ກາ " ຍົກເລ ກ ".
ົ
ົໍ້
- ສ າລັບເອກະສານຕນສະບບ, ແມ່ນທ າລາຍໂດຍການປະທັບກາ
“ຍົກເລ ກ” ໃສ່ທຸກໜ້າຂອງເອກະສານ ແລະ ເກັບຮັກສາໄວໃນແຟ້ມ
້
ຸ້
ເອກສານຍົກເລ ກ ຕາມປະເພດເອກະສານ ເພ ີ່ອຮັກສາຄວາມຮຂອງ
ັ
ບ ລິສດ ແລະ ປະຫວດໃນການປັບປຸງຕ ີ່ໄປ ເຊິີ່ງໄລຍະການຈັດເກັບ
ັ
ແມ່ນໃຫ້ອ ງໃສ່ຄວາມຈ າເປັນຕົວຈງຂອງເອກະສານນັໍ້ນໆ.
ິ
ັ
- ສ າລັບເອກະສານສ າເນົາ, ກ ລະນ ບ ີ່ເປັນຄວາມລບ ໃຫ້ຂ ດຂ້າ ໄຂວ ່
ຕ ນກາ (ໃຊ້ບິກສ ຟ້າ ຫລ ແດງ ກ ໄດ) ໃສ່ໜ້າເອກະສານທຸກໜ້າ, ແຕ ່
້
ກ ລະນ ເປັນຄວາມລບ ໃຫ້ຈ ກທ າລາຍ ເພ ີ່ອບໃຫ້ສາມາດເອົາຂ ໍ້ມູນ
ັ
ີ່
ັໍ້
ຈາກເອກະສານນນໄດ້.
- ຫາກວ່າ ທະບຽນສ າເນົາ ແລະ ແຈກຈ່າຍເອກະສານ ມ ການເຊັນຮັບ,
ຕ້ອງມ ການເຊັນຮັບການສງຄນເອກະສານໃຫ້ຄບຖ້ວນກ່ອນການທ າ

ົີ່
ົ
ລາຍ.
15. ການປະຕິບັດເມ ີ່ອເອກະສານຄວບຄຸມສູນຫາຍ
້
- ເມ ີ່ອຜູ້ນ າໃຊ້ເຮັດເອກະສານຄວບຄຸມເສຍ ໃຫ້ແຈງແກ່ຜູ້ແທນສູນຄວບ
ຄຸມເອກະສານ, ເພ ີ່ອໃຫ້ທຸກຄົນທ ີ່ກ່ຽວຂ້ອງຊາບ ໂດຍໃຫ້ຖ ວ່າ ສະບບ
ັ
ັໍ້
ທ ີ່ເສັຍຫາຍນນຖ ກຍົກເລ ກແລ້ວ.

ົໍ້
ກ ລະນ ສູນຄວບຄຸມເອກະສານ ເຮັດເອກະສານຕນສະບັບເສຍ ແມ່ນ
ໃຫ້ອອກປະກາດຍົກເລ ກເອກະສານນັໍ້ນ ແລະ ຂ ໃຫ້ຈັດພິມໃໝ່.

ເອກະສານນ ໍ້ ເປັນເອກະສານຄວບຄຸມໃຊ້ພາຍໃນ ບ ລິສັດ ລາວເດ ນອາກາດ, ຫ້າມພິມເຜ ຍແຜ່ກ່ອນໄດ້ຮັບອະນຸຍາດ.