Page 27 - P-AC-01 ລະບຽບປະຕິບັດ ການຄວບຄຸມ ແລະ ການບັນທຶກເອກະສານຄຸນນະພາບ ແລະ ຂໍ້ມູນ
P. 27
ລະບຽບປະຕິບັດ ລະຫັດເອກະສານ: P-AC-01 ໝາຍເລກໜ້າ: 26 of 39
ການຄວບຄຸມ ແລະ ການບັນທຶກ ປັບປຸງຄັໍ້ງທ: 10 ວັນທ ເລ ີ່ມໃຊ້: 01/09/20
ີ່
ເອກະສານຄຸນນະພາບ ແລະ ຂ ໍ້ມູນ
ຜູ້ຮັບຜິດຊອບ ລາຍລະອຽດ ເອກະສານອ້າງອ ງ
17.7. ການສ າເນົາເອກະສານ
- ກ່ອນການສ າເນົາເອກະສານ ໃຫ້ມ ການກວດສອບຈ ານວນຜູ້ທ ີ່ມ ສດ
ິ
ຄອບຄອງເອກະສານ ຫຼ ໜັງສ ຄ າຮ້ອງ ຂຄອບຄອງເອກະສານ
ຶີ່
ຸ
ແລ້ວຈງກ ານົດຈດແຈກຈ່າຍ ດວຍການປະທັບກາ “ເອກະສານຄວບ
້
ຄຸມ” (ຮວມທັງ ການສ າເນົາເອກະສານອ ເລັກໂຕຣນິກ).
ົໍ້
- ກ ລະນ ທ ີ່ຜູ້ໃຊ້ຕອງການນ າໃຊ້ເອກະສານດວນ ກ່ອນທ ີ່ເອກະສານຕນ
່
້
ສະບບຈະສ າເລັດ ແມ່ນໃຫ້ສ າເນົາໃບ DAR ທ ີ່ໄດ້ຮັບອະນຸມັດແລ້ວ
ັ
ົ
ັ
ເພ ີ່ອເປັນຫຼັກຖານການນ າໃຊ້ເອກະສານ ໃນການປະຕິບດໜ້າທ ີ່ ຈນ
ັ
້
ັ
ກວ່າຈະໄດ້ເອກະສານຕົໍ້ນສະບບ ທ ີ່ດ າເນ ນການສ າເລດແລວໄປແທນ.
17.8. ການແຈກຈ່າຍເອກະສານ
ການສ າເນົາເອກະສານແຈກຈ່າຍໃຫ້ ໜ່ວຍງານ, ພະແນກ ຫຼ ຝ່າຍໃດໜຶີ່ງ
ຕ້ອງມ ການລົງທະບຽນເອກະສານທ ີ່ຈະແຈກຈ່າຍ ໃນ F-AC-011
ທະບຽນສ າເນົາ ແລະ ແຈກຈ່າຍເອກະສານ, ເມ ີ່ອມ ການລົງທະບຽນແລວ
້
ຕ້ອງມ ການເຊັນຮັບສົີ່ງເອກະສານພ້ອມ (ຮວມທັງເອກະສານອ ເລັກໂຕຣ
ນິກ)
- ກ ລະນ ມ ການແກ້ໄຂໃໝ່, ຕ້ອງໄດສົີ່ງຄນສະບັບເກົີ່າ ຫຼ ຍົກເລ ກ
້
ສະບບເກົີ່າແລ້ວ ສູນຄວບຄຸມເອກະສານຈຶີ່ງເອົາສະບັບໃໝ່ໃຫ້.
ັ
- ກ ລະນ ທ ີ່ມ ການສ າເນົາແຈກຈ່າຍໃຫ້ ໜ່ວຍງານ, ພະແນກ ຫຼ ຝ່າຍໃດ
ໜຶີ່ງຫຼາຍກວ່າ ໜຶີ່ງຊດ ໃຫ້ກ າກັບຈ ານວນຊດການສາເນົາໃສ່ທ້າຍຊ ີ່ຫຍ ໍ້
ຸ
ຸ
ຂອງ ໜ່ວຍງານ, ພະແນກ ຫຼ ຝ່າຍນັໍ້ນໆ ເຊັີ່ນ: ເອກະສານສອງຊດສ າ
ຸ
ເນົາທ ີ່ ພະແນກຄຸນນະພາບ ແລະ ຄວາມປອດໄພ ກ ຂຽນ ຫຼ ພິມເປັນ
“Q&S 1”, “Q&S 2” ດັີ່ງນ ໍ້ເປັນຕນ.
ົໍ້
17.9. ການເກັບເອກະສານຕົໍ້ນສະບັບ.
ການເກັບຮັກສາເອກະສານຕນສະບັບ ແມ່ນມ ກາປະທັບ “ຕົໍ້ໍ້ນສະບບ” ຢ ູ່
ົໍ້
ັ
ດ້ານຫຼັງແຕລະໃບຂອງເອກະສານ, ແຕ່ຖ້າເອກະສານດັີ່ງກ່າວເປນເຫຼັໍ້ມປຶໍ້ມ
ັ
່
ັ
່
ແມ່ນປະທັບກາ “ຕົໍ້ໍ້ນສະບບ” ໃສ່ແຕປົກດ້ານໃນຫຼັງປຶໍ້ມ.
17.10 ການເກັບເອກະສານຄ ນ.
ັ
- ຮັບເອກະສານສວນທ ີ່ຈ າເປັນຕອງຂ ຄນ ແລະ ເຊນສົີ່ງຄ ນເອກະສານ
້
່
ໃນ ໃບທະບຽນສ າເນົາ ແລະ ແຈກຈ່າຍເອກະສານ.
- ກວດສອບຜູ້ທ ີ່ຄອບຄອງເອກະສານທ ີ່ໄດ້ຍົກເລ ກ ໃນທະບຽນສ າເນາ
ົ
ແລະ ແຈກຈ່າຍເອກະສານ, ແລະ ຄ າສັີ່ງເກັບເອກະສານຄ ນຈາກຜູ້ທ ີ່
ມ ເອກະສານນັໍ້ນໆ.
- ຮັບຄນເອກະສານທ ີ່ຍົກເລ ກ ແລະ ເຊັນສົີ່ງເອກະສານຄ ນໃນ ໃບທະ
ແຈກຈ່າຍເອກະສານ.
ເອກະສານນ ໍ້ ເປັນເອກະສານຄວບຄຸມໃຊ້ພາຍໃນ ບ ລິສັດ ລາວເດ ນອາກາດ, ຫ້າມພິມເຜ ຍແຜ່ກ່ອນໄດ້ຮັບອະນຸຍາດ.
