Page 16 - E-Module Kearsipan 3.7
P. 16
Nah, untuk langkah-langkah penyimpanan
arsip dengan sistem abjad, adalah sebagai
berikut:
1. Mengumpulkan. Maksudnya pegawai arsip
mengumpulkan surat-surat atau dokumen yang
telah diterima dari unit-unit kerja perusahaan
yang sudah waktunya disimpan. Dokumen
tersebut merupakan hasil penciptaan atau
penerimaan surat selama kegiatan perusahaan
sehari-hari.
2. Memeriksa. Maksudnya pegawai arsip
memeriksa terlebih dahulu apakah benar arsip
tersebut sudah sudah ditangani dan siap untuk
disimpan.
3. Mengindeks. Setelah memeriksa arsip,
selanjutnya hal yang perlu dilakukan pegawai
arsip adalah membaca surat untuk menentukan
indeks. Indeks didapatkan dari nama perusahaan
atau nama orang yang menerima (surat keluar)
dan mengirim (surat masuk) surat tersebut. Hasil
indeks nantinya akan ditulis dalam kartu indeks,
disertai dengan pengisian informasi surat lainnya.
8
