Page 17 - E-Module Kearsipan 3.7

4. Mengkode. Setelah pegawai arsip
menentukan indeks, tahap selanjutnya adalah
memberi kode. Dalam sistem abjad kode
didapatkan dari hasil indeks. Kode inilah yang
nantinya akan membantu penentuan tempat
menyimpan arsip. Contohnya:
- Hasil indeks suatu surat : Sandi Permata, PT.

- Kodenya yaitu : Sa (berasal dari dua huruf kata
pertama)

- Tempat menyimpan : dibelakang guide dengan
kode “S”, map/folder “Sa”, pada laci P-T.

5. Menyortir. Setelah melakukan indeks dan
memberi kode pada arsip, langkah selanjutnya
adalah menyortir. Menyortir adalah
mengelompokkan arsip-arsip sesuai dengan
kategori atau ketentuan tertentu. Contohnya,
arsip dengan kode “Sa” dikumpulkan menjadi
satu, arsip dengan kode “An” dikumpulkan
menjadi satu, begitu seterusnya.

9