Page 56 - E-Module Kearsipan 3.7

Agar folder masing-masing guide tidak
tertukar, maka setiap folder diberi kode
guidenya. Contoh, dibelakang guide kode10,
maka foldernya akan berkode 10/1, 10/2,
10/3,...hingga 10/9.

Adapun langkah-langkah penyimpanan
dokumen atau surat dengan menggunakan
sistem nomor terminal digit adalah sebagai
berikut:
 Memeriksa. Tahap awal setelah
menerima surat adalah membaca dan
memeriksa surat tersebut. Untuk
memastikan surat sudah waktunya
disimpan.
 Mencatat dalam buku arsip. Setelah
membaca surat, kemudian surat tersebut
dicatat dalam buku arsip. Urut dari
tanggal surat yang terdahulu.
 Mengindeks. Yaitu tahap mengindeks
nama penerima/pengirim surat dan
mengisi kartu indeks sesuai dengan
informasi dalam surat.
 Mengkode. Yaitu memberikan kode
sesuai dengan nomor urut surat pada
buku arsip.

48