Page 51 - E-Module Kearsipan 3.7
P. 51
Setelah memeriksa kartu indeks terdapat 3
kemungkinan yang terjadi, yaitu:
• Indeks ada dan berkode C.
Artinya koresponden tersebut
jumlah arsipnya kurang dari 5.
Maka tidak perlu dibuatkan kartu
indeks baru.
• Jika jumlah arsip 5 (setelah
ditambah dokumen baru), maka
arsip tersebut dikeluarkan dari
map campuran lalu dipindah ke
map individu. Mengganti kartu
indeks berkode C dengan kartu
indeks baru dengan kode dari
buku nomor.
• Kartu indeks ada dan berkode
nomor, maka tidak perlu
membuat kartu indeks lagi.
Catatan, apabila ternyata dalam cardex
tidak ada kartu indeks yang dimaksud,
berarti dokumen tersebut berasal dari
koresponden baru. Jadi harus dibuatkan
kartu indeks baru dengan kode C.
43
