Page 54 - E-Module Kearsipan 3.7
P. 54
c. Sistem Penyimpanan Arsip
Berdasarkan Nomor Terminal Digit
Penyimpanan arsip dengan sistem nomor
terminal digit membutuhkan buku arsip dalam
proses penyimpanannya.
Buku arsip ialah buku yang berisi catatan arsip
yang akan dan sudah disimpan. Pengisian buku
arsip sendiri dilakukan setelah arsiparis
membaca surat. Dalam buku arsip, dokumen
atau arsip yang akan disimpan dicatat urut
berdasarkan tanggal surat terdahulu hingga yang
terbaru.
Dokumen pertama yang dicatat dalam buku arsip
diberi kode 0000, lalu 0001, dan seterusnya.
Sistem nomor terminal digit juga menggunakan
kartu indeks untuk memudahkan arsiparis dalam
menemukan arsip kembali.
Kode surat dalam kartu indeks tersebut
didapatkan dari nomor urut arsip saat dicatat
dalam buku arsip. Selanjutnya, kode surat akan
digunakan sebagai panduan tempat
penyimpanan arsip.
46
