Page 47 - E-Module Kearsipan 3.7

Keterangan: Lajur pembagian utama (lajur paling
kiri) harus terdiri dari 10 kelompok. Begitupun
dengan lajur pembagian pembantu (tengah) dan
kelompok pembantu (kanan).

Peralatan kearsipan utama yang dibutuhkan
untuk melakukan penyimpanan pada sistem ini
sama dengan sistem-sistem sebelumnya,
seperti filing cabinet, guide, map/folder, kartu
indeks.

Adapun langkah-langkah dalam menyimpan
arsip dengan sistem nomor Dewey yaitu:
 Memeriksa & Membaca. Sebelum
arsiparis menyimpan surat hendaknya baca
terlebih dahulu surat dan pastikan surat
tersebut sudah bisa disimpan.
 Mengindeks . Tahap mengindeks yaitu
mengindeks nama pengirim/penerima surat
dan mengisi kartu indeks sesuai dengan
informasi dalam surat.
 Mengkode . Mengkode yaitu tahap
membuat dan menulis kode surat pada
kartu indeks. Sesuai daftar klasifikasi.
 Menyortir . Tahap menyortir yaitu
mengelompokkan surat berdasarkan kode
yang diperoleh.

39