Page 57 - الدليل التنظيمي الاصدار الثاني لادارة التوجيه والارشاد بنات 1443مديرة ادارة التوجيه والارشاد د.غادة صلاح منصوري
P. 57
مشروع تطوير وتحسين جودة إدارة التوجيه والإرشاد ج – )1-3-6(-د ت 2
بالإدارة العامة للتعليم بمحافظة جدة لنظام ISO9001:2015
1443 / 3 / 22ه 2
>> مسمى الوظيفة
مساعد اداري مسؤولة الاتصالات الإدارية
>> الارتباط الوظيفي
بمديرة إدارة التوجيه والإرشاد.
>> المسؤولون اتجاهه
-
>> ملخص الوظيفة
تنظيم وتوثيق الوارد والصادر في الإدارة.
>> مهام الوظيفة
مهام مسؤولة الوارد:
«استلام المعاملات الواردة بعد كتابة التوجيه عليها من مديرة الإدارة.
«تسجيل المعاملات في سجل الوارد (الورقي) .
«تصوير المعاملات وتسليمها وفق جهة الإحالة.
«توقيع الموظفات باستلام المعاملات المحالة لهن.
«تسليم المعاملات لمنسقة البرامج الالكترونية الوزارية لإرسالها على البريد الرسمي لجهة الإحالة.
«حفظ الوارد في الملفات.
مهام مسؤولة الصادر :
«استلام الخطابات والتعاميم المعتمدة من المسؤولة في مكتب مديرة الإدارة.
«وضع رقم الصادر على الخطاب وتاريخ الخطاب وعدد المرفقات.
ارسال التعاميم والخطابات الصادرة من الإدارة للجهة المختصة.
«متابعة سير الخطابات والتعاميم إلى أن تصل للإدارة المختصة أو المدارس.
«التواصل مع الجهات المصدر لها الخطاب أو التعميم للمتابعة والتأكد من إنهاء الإجراء.
«استلام صورة موقعة من التعميم أو الخطاب الموقع وتسليمه للمسؤولة.
«وضع نسخة من كل خطاب مرسل بملف الصادر.
الإصدارالثاني 1443/1/14هـ 56
