Page 216 - الدليل الاجرائي الاصدار الثاني لادارة التوجيه والارشاد بنات 1443هـ

‫مشروع تطوير وتحسين جودة إدارة التوجيه والإرشاد‬ ‫إجراء الاتصالات الإدارية‬
‫بالإدارة العامة للتعليم بمحافظة جدة لنظام ‪ISO9001:2015‬‬
‫رمز الإجراء‪ :‬ع‪14‬ج‪)1-3-6(-‬‬
‫‪3‬‬

‫النماذج‬ ‫المسؤول الوقت‬ ‫‪-6‬الإجراءات‬ ‫المهمة المهمة الرمز‬
‫الإجراءات التفصيلية‬ ‫التفصيلية‬
‫‪-‬‬ ‫يومي ًا‬
‫استقبال المعاملات اليدوية والإلكترونية التي‬ ‫‪-1-1-6‬‬ ‫‪-1-6‬‬
‫‪-2-1-6‬‬ ‫الوارد‬
‫بالخطأ‬ ‫معاملة‬ ‫إإلعىاادلتإهداالرةلجوفهية الح ُمارلسولة‪.‬صول‬ ‫ترد‬ ‫‪-3-1-6‬‬
‫يتم‬
‫يومي ًا‬
‫بطاقة الإحالة‬ ‫‪10‬دقائق‬ ‫تثبيت بطاقة الإحالة الداخلية على المعاملات‬
‫ع‪14‬ج‪- )1-3-6(-‬ن‪01‬‬
‫منسقة‬ ‫مع تدوين رقم المعاملة وتاريخها والموضوع‬
‫‪-‬‬ ‫البرامج‬
‫الالكترونية‬ ‫وتجميعها في ملف‪.‬‬
‫الوزارية‬
‫ارسال المعاملات على البريد الرسمي الخاص‬

‫بالصادروالوارد‪.‬‬

‫‪10‬دقائق ‪-‬‬ ‫عرض المعاملات على مديرة الإدارة قبل نهاية‬ ‫‪4-1-6‬‬
‫الدوام‪ ،‬ماعدا المعاملات الطارئة والعاجلة يتم‬ ‫‪-5-1-6‬‬
‫سجل الوارد‬ ‫ساعة‬ ‫تنظيم الصادروالوارد‬
‫عرضها في حال وصولها‪.‬‬
‫ع‪14‬ج‪- )1-3-6(-‬ن‪02‬‬ ‫تسجيل الوارد في السجل الورقي‬

‫مسؤولة‬

‫الوارد ساعة ‪-‬‬ ‫وفق‬ ‫املإنداالمرةعاومرلقاي ًاتأولإجلهكتةرالونإيحاال‪.‬ة‬ ‫صورة‬ ‫تسليم‬
‫مديرة‬ ‫توجيه‬

‫‪-‬‬ ‫يوم‬ ‫‪ -6-1-6‬اوتستسلاجيملاهل اولاركدت بروعنيد ًاا‪.‬لاعتماد من مديرة الإدارة‬
‫‪-‬‬
‫نموذج اكسل‬ ‫يومي ًا‬ ‫مسؤولة‬ ‫‪ -7-1-6‬عمل المسح الالكتروني للمعاملات الواردة‬
‫المتابعة‬ ‫ومتابعة تسديد المعاملات ‪.‬‬
‫نهاية‬
‫الأسبوع‬ ‫طباعة برنت اسبو ي (بيان) بالمعاملات التي تم‬ ‫‪-8-1-6‬‬
‫إنجازها والتي لم يتم إنجازها وعرضه على مديرة‬

‫الإدارة للمتابعة ‪.‬‬

‫‪179‬‬