Page 219 - الدليل الاجرائي الاصدار الثاني لادارة التوجيه والارشاد بنات 1443هـ

‫مشروع تطوير وتحسين جودة إدارة التوجيه والإرشاد‬ ‫إجراء قوإاجعردااءلبايلانقاياتداةلإالحإدصاارئييةة‬
‫بالإدارة العامة للتعليم بمحافظة جدة لنظام ‪ISO9001:2015‬‬ ‫رمرزمازلإالجاراجء‪:‬راعء‪1‬ع‪32‬ج‪(1-‬ج‪)1-)31--63(--6‬‬

‫‪31‬‬

‫خريطة تدفق سير إجراء الاتصالات الإدارية‬

‫الاتصالات الإدارية‬

‫الصادر‬ ‫الوارد‬

‫استلام الخطابات والتعاميم المعتمدة من المسؤولة في‬ ‫استقبال المعاملات اليدوية والإلكترونية التي ترد إلى‬
‫مكتب مديرة الإدارة‪.‬‬ ‫الإدارة‬

‫وضع رقم الصادرعلى الخطاب وتاريخ الخطاب وعدد‬ ‫وفي حال وصول‬ ‫هل المعاملة تخص الإدارة أم‬
‫المرفقات‪.‬‬ ‫معاملة بالخطأ‬ ‫وصلت بالخطأ لا‬
‫لليجتهمةإالع ُماردتسهلاة‪.‬‬
‫ارسال التعاميم والخطابات الصادرة من الإدارة للجهة‬ ‫نعم‬
‫المختصة‪.‬‬
‫تثبيت بطاقة الإحالة الداخلية على المعاملات مع تدوين‬
‫متابعة سيرالخطابات والتعاميم إلى أن تصل للإدارة‬ ‫رقم المعاملة وتاريخها والموضوع‬
‫المختصة أوالمدارس‪.‬‬
‫ارسال المعاملات على البريد الرسمي الخاص بالصادر‬
‫التواصل مع الجهات المصدرلها الخطاب أوالتعميم‬ ‫والوارد‪.‬‬
‫للمتابعة والتأكد من إنهاء الإجراء‪.‬‬
‫عرض المعاملات على مديرة الإدارة قبل نهاية الدوام‪،‬‬
‫استلام صورة موقعة من التعميم أو الخطاب الموقع‬ ‫ماعدا المعاملات الطارئة والعاجلة يتم عرضها في حال‬
‫وتسليمه للمسؤولة‪.‬‬
‫وصولها‪.‬‬

‫تسجيل الوارد في السجل الورقي‬

‫وضع نسخة من كل خطاب مرسل بملف الصادر‪.‬‬ ‫توجيه‬ ‫االلمإعداامرةلاورتقلي ًاجأهوةإلالكإتحراولنةياوفق‬ ‫صورة من‬ ‫تسليم‬
‫مديرة‬

‫تسليم الصادرلمسؤولة المتابعة لتسجيله الكترونيا‬

‫استلام اولتواسردجيلواهلالصكاتدرروبنيعًادفايلبارعنتامماجدالمانكمسديل ‪.‬رة الإدارة‬
‫طباعة تقريربالمعاملات الصادرة والواردة المنجزة والتي لم يتم‬

‫إنجازها وعرضه على مديرة الإدارة بشكل اسبو ي‬

‫‪182‬‬