Page 63 - الدليل التنظيمي لادارة التوجيه والارشاد بنات الاصدار الثاني 1443هـ مديرة ادارة التوجيه والارشاد د/غادة صلاح منصوري
P. 63
مشروع تطوير وتحسين جودة إدارة التوجيه والإرشاد ج – )1-3-6(-د ت 2
بالإدارة العامة للتعليم بمحافظة جدة لنظام ISO9001:2015
1443 / 3 / 22ه 2
خامسا-مهام مسؤولة الأرشيف:
• التأكيد على تسجيل وتوثيق عمليات الأرشفة وإدراج بياناتها وتفاصيلها في نظام الأرشفة
الالكترونية.
أرشفة الملفات والوثائق من خطابات وتعاميم بحسب توجيهات مديرة الإدارة وتحقيق •
متطلبات نظام الأرشفة الالكتروني.
•
تحديث نظام الأرشفة وإدراج جميع الوثائق والملفات المؤرشفة في النظام. •
متابعة عمليات التحديث على الوثائق المنجز أرشفتها. •
التخلص من الملفات القديمة وفق اللوائح المنظمة لحفظ الوثائق.
• القيام بأعمال الأرشفة الالكترونية لجميع المعاملات والوثائق الرسمية الورقية القديمة.
• ارشفة الأوراق الكترونيا للمعاملات المتداولة داخل الإدارة (محاضر الاجتماعات
/والسجلات /والملفات).
• المحافظة على جميع المعاملات والوثائق الرسمية في الإدارة من التلف أو الضياع.
• تنظيم عملية البحث واسترجاع المعلومات والبيانات والخطابات وفقا للصلاحيات
المعطاة لمستخدمي النظام.
• طباعة وتصوير أي ورقة مطلوبة من قبل منسوبات الإدارة بعد موافقة مديرة الإدارة.
• انشاء وإدارة وتطوير الأرشيف.
سادسا-مهام منسقة الامن والسلامة:
• استقبال وتمرير ما يرد من معلومات من الدفاع المدني والرئاسة العامة للأرصاد الجوية
وحماية البيئة عن التغيرات المناخية.
• الالمام بالمبنى وما به من مداخل ومخارج وابواب الطوارئ.
• التأكد من سلامة التوصيلات الكهربائية وأجهزة الإنذار.
• القيام بجولة تفقدية للتأكد من سلامة المبنى.
• التأكد من توفر طفايات الحريق وتوزيعها بالعدد الكافي على مرافق المبنى.
• تعبئة طفايات الحريق ومتابعة تاريخ صلاحيتها.
تدوين الاقتراحات التي تساعد على تطوير الأداء ورفعها لمديرة الإدارة. •
متابعة الموظفات في التأكد من اغلاق الأجهزة والتكييف والأنوار في المبنى. •
تقوم مسؤولة الأمن والسلامة بالتدريب على عملية الاخلاء والاستعداد لها بمشاركة •
جميع الوحدات.
الإصدارالثاني 1443/1/14هـ 62
