Page 130 - E-Modul

kedatangan tamu juga harus di tandatangani oleh penerima tamu dan tamu yang

bersangkutan.

H. PENANGANAN TELEPON KANTOR

1. Pengertian Telepon

Telepon berasal dari kata tele dan phone yang mempunyai pengertian jauh dan
mendengar. Jadi, telepon adalah berbicara jarak jauh. Telepon merupkan alat komunikasi

jarak jauh yang paling efektif. Telepon merupakan bagian dari kehidupan manusia sarana
penunjang bisnis. Pengguna telepon terdapat pada lapisan masyarakat baik individu

maupun instansi. Kini telepon telah dimodifikasi sebagai alat komunikasi yang multiguna,
dan beraneka ragam model.

2. Etika Menangani Telepon
Dalam aktivitas di dunia perkantoran, seorang sekretaris maupun resepsionis dalam

pekerjaannya sehari-hari tidak pernah terlepas dari kegiatan menelepon dan menerima

telepon. Untuk itu perlu menerapkan etika dalam menangani telepon agar image
perusahaan tetap terjaga dengan baik, berikut merupakan etika dalam menangani telepon,

yaitu:
a. Sikap hormat dan ramah sangat berpengaruh terhadap nilai seseorang dan juga

terhadap nilai perusahaan.
b. Berbicara ditelepon harus tulus dan mau mendengarkan apa yang dikatakan oleh orang

yang berbicara dengan Anda.

c. Suara Anda mewakili suara perusahaan. Sering kali orang yang menelepon menarik
kesimpulan tentang pimpinan dan perusahaan Anda berdasarkan relasi yang

diperolehnya saat menelepon.
d. Membiasakan diri tersenyum saat menelepon maupun menerima telepon, jangan

beranggapan bahwa orang yang menelepon tidak melihat Anda.
e. Usahakan saat menangani telepon berikan kesan yang baik dan jangan berbicara

dengan tergesa-gesa atau marah.

Hal-hal tersebut perlu diperhatikan agar tidak memberi kesan yang tidak baik yang
nantinya berdampak pada citra perusahaan. Akibat pelayanan telepon yang kurang

120

E-Modul Mata Pelajaran Administrasi Umum Kelas X