Page 132 - E-Modul

• Gunakan bahasa yang resmi, komunikatif (maksudnya jelas, dapat dipahami,

singkat dan tepat).

• Jika penelpon ingin berbicara dengan pimpinan dan pimpinan kita ada di tempat
kerja, katakan kepadanya untuk menunggu sebentar karena kita harus menstranfer

hubungan tersebut ke telepon pimpinan. Akan tetapi, jika pimpinan sedang ada

rapat atau tugas ke luar kota, dengan bijaksana kita mengatakan bahwa pimpinan
sedang tidak berada di tempat, dan tawarkan kepada penelepon adakah

bantuan/pesan ingin disampaikan ke pada pimpinan.

d. Mencatat Pesan
Apabila terdapat pesan ingin disampaikan kepada pihak yang dituju, penerima

telepon harus :

1. Mencatat segala sesuatu yang diperlukan dan dianggap penting dalam Lembar
Pesan Telepon (LPT), yaitu : mencatat tanggal, waktu, nama lengkap penelepon,

nama perusahaan, nomor telepon, isi pesan untuk pimpinan atau pihak yang dituju
dan tanda tangan penerima telepon.

2. Menghindari kesalahan-kesalahan isi pesan dari si penelepon dengan cara

mengulang kembali pesan yang telah disampaikan oleh penelepon.
3. Sampaikan pesan tersebut kepada pihak yang berhak menerima. Berikut

merupakan contoh Lembar Pesan Telepon (LPT).
Perhatikan contoh lembar pesan telepon pada gambar 10.8 berikut ini.

e. Tutup Telepon dengan baik

Jika telah selesai melakukan pembicaraan dengan penelepon, ucapkan terimakasih dan
salam dan jangan meletakkan gagang telepon mendahului penelepon, tunggu sampai

gagang telepon diletakkan atau telepon ditutup selama dua atau tiga detik oleh

penelepon.

122

E-Modul Mata Pelajaran Administrasi Umum Kelas X