Page 21 - E-Modul

Contoh : Rahma adalah arsiparis yang bekerja di PT. Aryo Bahtera. Dia akan

menyimpan surat-surat berikut ini dengan menggunakan sistem abjad di
filling cabinet.

1) Surat dari Drs. Januar Abidin

2) Surat untuk CV. Bahtera Indah
3) Surat dari Apotek Cempaka

Selanjutnya, Rahma mengindeks surat tersebut dan hasilnya adalah sebagai berikut.

Surat ke- Indeks
1 Abidin, Januar, Drs
2 Bahtera Indah, CV
3 Cempaka, Apotek

4. Mengkode Surat/Berkas

Kode surat didapat setelah mengetahui indeks. Kode abjad diambil dari dua huruf
pertama pada unit pertama nama yang telah diindeks. Keberadaan kode inilah yang

dapat memudahkan petugas untuk menyimpan, menemukan kembali surat dan

mengembalikan surat pada tempat semula.
Contoh : Surat yang sudah diindeks pada contoh diatas kemudian ditetapkan

kodenya, yaitu sebagai berikut.

Surat ke- Indeks Kode
1 Abidin, Januar, Drs Ab
2 Bahtera Indah, CV Ba
3 Cempaka, Apotek Ce

5. Menyortir Surat/Berkas

Menyortir surat adalah mengelompokkan surat-surat yang mempunyai kode yang
sama menjadi satu sehingga apabila akan ditempatkan pada tempat penyimpanan,

surat tersebut tidak perlu “mondar-mandir” atau keluar masuk laci. Menyortir

dilakukan apabila jumlah surat yang akan ditempatkan pada saat yang bersamaan
memiliki jumlah yang banyak.

6. Menempatkan Surat/Berkas
Surat-surat ditempatkan sesuai dengan kode surat dan kode tempat penyimpanan.

Surat/berkas diletakkan di laci filling cabinet letakkan dengan benar.

11

E-Modul Mata Pelajaran Administrasi Umum Kelas X