Page 22 - E-Modul

f. Prosedur Penemuan Kembali

Surat yang telah disimpan, suatu saat dapat dicari kembali apabila surat tersebut

dibutuhkan. Keberhasilan dari kegiatan kearsipan adalah apabila arsip yang dicari
dapat ditemukan kembali dalam waktu singkat. Hal penting yang harus diingat adalah

petugas harus melakukan pencatatan peminjaman. Langkah-langkah yang dilakukan
untuk menemukan surat adalah sebagai berikut.

1. Menentukan Judul Surat

Petugas harus mengetahui judul arsip yang ingin dicari, yaitu nama pengirim (jika
surat masuk) atau nama yang dituju (surat keluar).

Contoh :Gunawan ingin meminjam arsip yang berasal dari PT. Cahya Gemilang.
Jadi, hal yang dilakukan Rahma sebagai arsiparis adalah menentukan judul surat,

yaitu PT Cahya Gemilang.

2. Menentukan Indeks
Judul surat kemudian diindeks berdasarkan peraturan mengindeks nama

orang/badan/organisasi.
Contoh : Rahma mengindeks PT Cahya Gemilang menjadi Cahya Gemilang, PT.

3. Menentukan Kode Surat
Kode surat ditentukan setelah mengindeks nama. Kode surat berperan sebagai

pedoman atau alat bantu untuk memudahkan pencarian arsip.

Contoh : Cahya Gemilang, PT. kodenya adalah Ca.
4. Mencari Arsip ditempat Penyimpanan

Arsip dicari di tempat penyimpanan berdasarkan kode surat.
Contoh : Arsip PT. Cahya Gemilang dicari di filling cabinrt pada laci berkode A-

D, di belakang guide C, di dalam hanging folder Ca.
5. Mengambil Arsip

Jika arsip tersut adalah benar arsip yang dicari, ambilah arsip tersebut dan tukar

dengan lemba pinjam arsip (lembar 1).
6. Memberikan Arsip kepada Peminjam

Arsip selanjutnya diberikan kepada peminjam disertai lembar pinjam arsip (lembar

2) untuk mengingatkan kepad apeminjam mengenai waktu pengembalian arsip
tersebut.

12

E-Modul Mata Pelajaran Administrasi Umum Kelas X