Page 27 - E-Modul

2) Guide

Jika satu laci memuat satu masalah utama, jumlah guide yang dibutuhkan sebanyak
jumlah submasalah ditambah dengan sub-sub masalah. Jika satu laci memuat satu

submasalah, jumlah guide yang digunakan sebanyak jumlah sub-sub masalah.

3) Hanging Folder
Hanging folder yang dibutuhkan sebanyak jumlah sub-submasalah, atau sebanyak

jumlah masalah yang ada pada tingkatan terakhir.
4) Kartu Indeks

Kartu indeks merupakan petunjuk
Fe
atau tanda pengenal untuk
Judul Surat : Ardian Ferdi memudahkan menemukan tempat
No. surat : 13/D/III/19 penyimpanan arsip. Setiap satu
Tanggal Surat : 20 Maret 2019 jenis surat (hal surat) dibuatkan satu
Kode Surat : KP.01.02
kartu indeksnya. Jadi, semua surat
yag disimpan mempunyai kartu indeks. Kartu indeks system masalah dapat dilihat

pada gambar dibawah ini.

5) Kartu Tujuk Silang
Kartu tunjuk silang tidak dibuat untuk semua surat yang disimpan, melainkan

digunakan untuk surat atau dokumen yang berisikan masalah lebih dari satu.
Petugas arsip harus cermat dalam menentukan surat-surat/arsip yang perlu

dibuatkan kartu tunjuk silang.

6) Rak Sortir
Rak sortir diperlukan untuk menyortir surat berdasarkan subjek. Jumlah subjek

yang ada dapat dijadikan dasar untuk menentukan berapa banyak alat sortir yang
digunakan.

7) Cardex

Cardex merupakan alat yang digunakan untuk kartu indeks dengan menggunakan
laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang, dengan penyusunan kartu indeksnya

berdasarkan abjad. Alat ini terbuat dari bahan besi baja.

17

E-Modul Mata Pelajaran Administrasi Umum Kelas X