Page 28 - E-Modul

d. Prosedur Penyimpan Arsip Sistem Subjek

Langkah-langkah menyimpan arsip sistem subjek pada dasarnya sama dengan

sistem-sistem yang lain, yaitu sebagai berikut.

Mempersiapkan Memeriksa Mengindeks
Peralatan Surat/Berkas Surat/Berkas

Menempatkan Menyortir Mengkode
Surat/Berkas Surat/Berkas Surat/Berkas

1. Mempersipkan Peralatan yang akan digunakan untuk penyimpanan arsip yang

menggunakan filing sistem subjek.
2. Memeriksa Surat/Berkas

Pemeriksaan dilakukan dengan melihat tanda-tanda perintah simpan. Saat

memeriksa surat, petugas arsip juga harus menentukan subjek surat tersebut.
3. Mengindeks Surat/Berkas, dengan menentukan kata tangkap (caption) dari suatu

surat atau dokumen untuk kepentingan penyimpanan. Kata tangkap tersebut adalah
istilah subjek yang ditentukan berdasarkan isi dokumen.

4. Mengkode Surat/Berkas
Menuliskan kode pada surat sesuai dengan daftar klasifikasi subjek. Jika daftar

klasifikasi subjek menggunakan kode berupa huruf atau angka, kode yang ditulis

pada surat adalah kode huruf atau angka tersebut. Namun, jika daftar klasifikasi tidak
menggunakan kode, hal yang ditulis adalah nama subjeknya.

5. Menyortir Surat/Berkas
Surat-surat yang mempunyai kode sama harus disortir dan dikelompokkan menjadi

satu. Apabila surat hanya satu, surat tersetbut tidak perlu disortir.

6. Menempatkatn Surat/Berkas
Surat-surat ditempatkan sesuai dengan kode surat dan kode tempat penyimpanan.

Catatan: Sebelum surat ditempatkan secara permanen (tetap) pada tempat
penyimpanan, jangan lupa untuk membuat kartu indeks terlebih dahulu.

18

E-Modul Mata Pelajaran Administrasi Umum Kelas X