Page 3 - Gemeente Tilburg

HET PROCES VAN AANMELDING TOT EINDOPLEVERING

Bij ieder pand en project werken wij, de Kabath vastgoedbeheer bv (dKVb) volgens een vaste procedure. Deze
procedure/‘proces’ staat hieronder uitgeschreven. In alles wat wij doen staat de gebruiker/bewoner centraal.
Of het nou gaat om veiligheid, een goede woonomgeving of juridisch zuiver werken. De vaste procedure zorgt
er voor dat wij in iedere situatie de kwaliteit van onze gebruikers/bewoners borgen.

PROCESOVERZICHT/STAPPENPLAN INBEHEERNAME PAND
1.1 Aanmelding pand door gemeente; wij verwerken de aanmelding in Fundament® (eigen CRM-systeem,
inzichtelijk voor de gemeente, zie punt 3 rapportages).
o Vooroplevering/schouw (indien mogelijk of van toepassing) op locatie samen met de gemeente:
bestaande tijdelijke bewoners/gebruikers beoordelen of nieuwe tijdelijke bewoners/gebruikers
benaderen.
o Afspraak voor definitieve oplevering; pandintake (nul-meting); foto’s maken pand, visuele
bouwkundige inspectie, noteren eventuele gebreken + opvolging, cilinders vervangen, posters
ophangen “Dit pand wordt beheerd door dKVb”.
o Wij plaatsen tijdelijke nieuwe of de bestaande bewoners/gebruikers.
o Buurtbrieven; wij verspreiden direct na inbeheername aan de omwonenden rond het pand een
buurtbrief. Hierin staat informatie over het voorgenomen gebruik en onze contactgegevens.
o Maandelijkse controlebezoeken uitvoeren en verwerken in Fundament®. Dan moet u denken aan
controle meterstanden, netheid bewoning en perceel. Eventuele constateringen en/of
reparatieverzoeken tijdig aan gemeente doorgeven.

TUSSENTIJDSE OPZEGGING TIJDELIJKE GEBRUIKERS/BEWONERS
1.2 Tijdelijke bewoners/gebruikers hebben tussentijds opgezegd. Rekening houdend met de wettelijke
minimale opzegtermijn wordt er in overleg een eindoplevering ingepland.

o Twee weken voor de datum van de eindoplevering zal er een vooroplevering worden ingepland.
o Tijdens de eindoplevering met de tijdelijke bewoners/gebruikers zal er digitaal een procesverbaal van
oplevering einde gebruik of tijdelijke huur worden opgemaakt. De tijdelijke cilinders van ons worden
verwisseld met nieuwe tijdelijke cilinders van ons. Aansluitend worden door ons geselecteerde
passende nieuwe tijdelijke bewoners/gebruikers geplaatst en zal er een procesverbaal van oplevering
aanvang gebruik of tijdelijke huur worden opgemaakt.

OPZEGGING BEHEER VANUIT GEMEENTE
1.3 De gemeente geeft per mail aan ons aan wanneer een pand leeg en bezemschoon moet worden opgeleverd,
rekening houdend met de wettelijke minimale opzegtermijn.

o Officiële opzegging wordt vanuit ons verstuurd aan de tijdelijke bewoners/gebruikers. Vervolgens wordt
zowel een vooroplevering als een eindoplevering ingepland met de tijdelijke bewoners/gebruikers.
o Eindoplevering met tijdelijke gebruikers/bewoners; is het pand leeg en bezemschoon en volgens
afspraak opgeleverd conform de vooroplevering. Van de eindoplevering wordt digitaal een
procesverbaal van oplevering einde gebruik of tijdelijke huur opgemaakt. Tenslotte vervangen wij onze
eigen cilinders voor de originele cilinders van het pand.
o Aansluitend eindoplevering met gemeente; inspectie van het pand samen met gemeente, digitaal
opmaken van procesverbaal van oplevering einde beheer opdrachtgever en het overhandigen van de
originele sleutels aan de gemeente.

Pagina | 3