Page 7 - Gemeente Tilburg

RAPPORTAGES

1.13 Welke rapportages houdt u bij en welke inspecties worden uitgevoerd en in welke frequentie?

o NAAR OPDRACHTGEVER:
o Woningcheck: bij aanvang en/of eens in de vijf jaar en/of in overleg gemeente
o Procesverbaal van oplevering aanvang opdrachtgever + pandintake: beide eenmalig bij aanvang beheer
o Procesverbaal van oplevering einde beheer; eenmalig bij einde beheer
o Controlebezoeken (inspectie) via Fundament®; maandelijks, 24/7 realtime inzichtelijk via Fundament®

o NAAR GEBRUIKER/BEWONER:
o Woningcheck; bij aanvang en/of eens in de vijf jaar en/of in overleg gemeente
o Procesverbaal van oplevering bij aanvang bruikleen; eenmalig bij aanvang beheer
o Procesverbaal van oplevering einde bruikleen; eenmalig bij einde beheer
o Procesverbaal van oplevering bij aanvang tijdelijke verhuur (LW/WdH) eenmalig bij aanvang beheer
o Procesverbaal van oplevering einde tijdelijke verhuur (LW/WdH) eenmalig bij einde beheer

FUNDAMENT®

1.14 Wij hebben een zelf ontwikkeld webbased systeem genaamd Fundament®, waarmee zowel wij als de
gemeente 24 uur per dag 7 dagen per week realtime toegang hebben tot actuele gegevens van gebruikers
(conform AVG), het pand, contactmomenten en taken die uitgevoerd zijn door ons, de gemeente of externe
partijen. Door het opslaan van alle contactmomenten zoals, e-mail, brieven, cilinder- en
sleuteladministratie, reparaties, standen G/W/E, whatsapp berichten etc. ontstaat er een integrale
dossiervorming, hebben we een actueel overzicht en kunnen wij proactief handelen en overleggen met de
gemeente wanneer er sprake is van misstanden, betalingsachterstanden of sociale problemen. Daarnaast
biedt onze financiële afdeling de mogelijkheid om bijvoorbeeld volledig financiële totaaloverzichten cq.
projectadministratie op te zetten. Maatwerk is onze standaard.

Onze objectmanager, uw vaste contactpersoon heeft maandelijks structureel overleg met de gemeente.
Wij bespreken de voortgang van de samenwerking en het beheer en onderhoud van alle panden. Dit doen
wij op basis van het dagelijks beheer, de periodieke controles, de informatie uit onze applicatie ‘Fundament
maar ook de financiële overzichten. Aan het einde van het overleg maken wij afspraken over de besproken
onderwerpen.

De objectmanager controleert met behulp van een digitale checklist (conform het afgesproken
kwaliteitsniveau) periodiek de panden. Als (preventief) onderhoud nodig is om het pand in representatieve
en veilige staat te behouden wordt dit ook verwerkt in de checklist in ‘Fundament’.

MAANDOVERZICHT INKOMSTEN EN BEHEERVERGOEDING
1.15 Wij voorzien maandelijks de opdrachtgever van financiële overzichten van de inkomsten en
beheervergoedingen. Zie bijlage als voorbeeld. Maatwerk is onze standaard.

OVERNAME HUIDIGE BEWONERS EN GEBRUIKERS
1.16 Gemeente Tilburg verschaft ons zo spoedig mogelijk een actueel overzicht van alle panden inclusief de
contactgegevens van de tijdelijke gebruikers/bewoners (AVG-proof)en eventuele ‘probleemgevallen’. Met
deze gegevens zullen wij de tijdelijke gebruikers/bewoners benaderen door middel van een mail en
aangeven dat wij de nieuwe beheerder zijn per 1/2/2023. De huidige gebruikers/bewoners moeten in deze
mail replyen of zij opzeggen of willen blijven wonen. Geeft men aan het gebruik te willen voortzetten dan
wordt men verzocht zich in te schrijven bij dKVb.
Nadat wij van de huidige leegstandsbeheerder hebben doorgekregen wanneer zij de oplevering hebben
gepland met haar tijdelijke gebruikers/bewoners zal er op de dag van de oplevering een bezoek
plaatsvinden door ons op locatie om kennis te maken met de tijdelijke gebruikers/bewoners inclusief een
eerste visuele inspectie. In het geval van geen bijzonderheden zullen de tijdelijke gebruikers/bewoners
direct op contract worden gezet bij dKVb. Vervolgens zal er een digitaal procesverbaal aanvang gebruik of
tijdelijke huur worden opgemaakt.

Pagina | 7