Page 106 - Manual ofimática nivel I
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Las ventajas y desventajas del sistema cronológico son las siguientes:
VENTAJAS DESVENTAJAS
Destaca por su validez y bajo coste
Es un sistema limitado en su
cuando los elementos son
campo de aplicación y precisa
limitados y se pueden identificar
métodos complementarios para
con rapidez.
localizar, cuantificar o identificar
Es muy útil para clasificar facturas,
los elementos.
letras de cambio, etc.
5.4. MOBILIARIO, MATERIAL Y ÚTILES DE ARCHIVO
La elección del material adecuado para utilizar en el archivo depende del
volumen de la documentación, el tipo de archivo y el espacio disponible para el
mismo.
Expedientes: al tener varios documentos que hacen referencia a un mismo
asunto se justifica la apertura de un expediente que se ordena según el criterio de
clasificación decidido previamente.
- Cada expediente puede presentar una carpeta exterior en la que se
indica la fecha, el asunto y sección o parte de la oficina con la que está
relacionada la documentación (documento original, borradores, copias,
etc.).
Tipos de Carpetas: las carpetas para guardar los documentos pueden ser de
varias clases, entre ellas tenemos:
- Carpeta corriente, de cartulina: es el tipo más utilizado, su orden de
colocación o clasificación puede ser vertical u horizontal y se almacenan
en las estanterías de los archivos.
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