Page 76 - דוח המבקר 2023

‫תשלומים‬ ‫ ‬
‫ ‬
‫עמדת הביקורת‪:‬‬
‫‪ 1.15.6‬עמדת הביקורת היא כי יש להאיץ את השלמת המיכון של תהליכי קליטת‬
‫החשבוניות‪ ,‬סריקתן ותיעודן במערכת ‪ .One City‬בנוסף‪ ,‬יש ליישם בקרות‬

‫אוטומטיות לזיהוי חריגות בתהליך‪.‬‬
‫‪ 1.15.7‬שיפור מיכון התהליכים חיוני להבטחת תקינותם‪ ,‬לצמצום חשיפות לסיכונים‪,‬‬

‫ולייעול תהליך ניהול התשלומים בעירייה‪.‬‬
‫עדכון מצב‪:‬‬

‫‪ 1.15.8‬נמסר מראש מדור תשלומים כי העירייה החלה בתהליך מיכון קליטת‪ ,‬סריקת‬
‫ותיעוד החשבוניות במערכת ‪ ,One City‬אך נכון למועד הביקורת‪ ,‬התהליך טרם‬

‫הושלם‪ ,‬ותיעוד הקבלות עדיין מנוהל ידנית‪.‬‬

‫המלצות‬

‫‪ 1.15.9‬להאיץ את השלמת תהליך המיכון של קליטת‪ ,‬סריקת ותיעוד החשבוניות במערכת‬
‫‪.One City‬‬

‫‪ 1.15.10‬לוודא שכל אישורי התשלומים מתועדים בצורה דיגיטלית במערכת‪ ,‬כולל פרטי‬
‫החשבוניות והקבלות‪.‬‬

‫ראה נספח תיעוד בדיקות מבססות‪.‬‬

‫חומרת הממצא‪ :‬בינונית‬

‫בקרות בתהליכי התשלומים בעירייה‬ ‫‪1.16‬‬

‫ממצאים‬

‫‪ 1.16.1‬במהלך הביקורת על תהליכי התשלומים בעירייה‪ ,‬נמצא כי קיימות בקרות ידניות‬

‫בתהליכי התשלום‪ ,‬הן בהיבטים של אישור התשלומים (ע"י גזבר העירייה‪ ,‬חשבת‬

‫העירייה וראש מדור התשלומים) והן בהיבטים של תיעוד האסמכתאות (באמצעות‬

‫קלסרים)‪ .‬עם זאת‪ ,‬קיימות מספר חולשות בקרתיות מובנות בתהליכים הבאים‪:‬‬

‫‪ 1.16.2‬קליטה ישירה ותשלום מידי‪:‬‬

‫•תשלומים המבוצעים ללא תהליך רכש מסודר (‪.)PO‬‬ ‫ ‬
‫•קיימת בקרה מפצה‪ ,‬אך היא ידנית בלבד‪ ,‬והאישורים אינם מתועדים ‬ ‫ ‬

‫דיגיטלית‪.‬‬ ‫ ‬

‫‪75‬‬