Page 75 - דוח המבקר 2023
P. 75
תשלומים
משתמשים ,כגון מסירת מידע שגוי ,קבלת נתונים בזדון או בשגגה ,אישור פעולות
שלא כדין ,והתכחשות לביצוע פעולות.
חומרת הממצא :בינונית
מערך התשלומים בעירייה 1.15
מיפוי תהליכי התשלומים בעירייה
1.15.1במסגרת הביקורת ,מיפינו את תהליכי התשלומים העיקריים בעירייה ,הן בהיבטי
סוג התשלום והן באופן ביצועם .לצורך כך ,קיימנו פגישות עם גזבר העירייה,
מנהלת החשבונות הראשית ,חשבת העירייה ,וראש מדור התשלומים.
1.15.2בסקירה ,זוהו תהליכי התשלומים המרכזיים המשמשים את העירייה לתשלום
עבור השירותים שהיא מקבלת ,בסכום כולל של למעלה מרבע מיליון ש"ח בשנה.
התהליכים כוללים:
•תשלומים לספקים (שוטף ופרויקטים ייעודיים).
•תשלומים ל"ספקים קטנים".
•תשלומי שכר (עובדי עירייה ועובדי חינוך) והוצאות נלוות שכר.
•תשלומים לרשויות.
•החזרים לתושבים.
•העברות בנקאיות ותשלומים באמצעות צ'קים.
1.15.3בבדיקותינו ,התמקדנו בבחינת היקף התשלומים ,קיום הפרדת תפקידים נאותה,
ויישום בקרות מספקות בכל אחד מהתהליכים .כמו כן ,בחנו את תהליכי הרכש
המקדימים המשפיעים על תהליכי התשלומים ,אך אלו הוגדרו מחוץ לגבולות
הביקורת( .רשימה מלאה של תהליכי התשלומים מופיעה בנספח "רשימת תהליכי
תשלומים עיקריים").
ממצאים:
1.15.4בבדיקות מבססות שבוצעו ,הכוללות דגימה של תשלומים ,נמצא כי תהליכי
התשלומים בעירייה כוללים הפרדת תפקידים נאותה בין יוזם הדרישה לתשלום,
המאשר ,ומבצע התשלום בפועל.
1.15.5עם זאת ,זוהתה חולשה בתמיכת מערכות המידע בתהליכי האישורים ,הבקרה
והתיעוד של התשלומים:
אישורי תשלומים ידניים :תהליך אישור התשלומים מתבצע באופן ידני וצורה
תקינה ונכונה ,והאסמכתאות מתויקות פיזית בקלסרים המאוחסנים בחדר ייעודי
סמוך ללשכת הגזבר.
מאידך ,היעדר אוטומציה עלול להגביר את החשיפה לטעויות אנוש ,מקשה על
איתור תשלומים חשודים או שגויים ( ,)Audit Trailומונע יישום בקרות מתקדמות.
74
