Page 59 - MODUL kelompok 1
P. 59
1. Langkah-Langkah dalam Penyusunan Surat
Dalam menyusun sebuah surat, bukan hanya untuk menguraikan kalimat demi kalimat
saja, tetapi dibutuhkan kriteria tertentu agar surat yang telah disusun terlihat menarik, efektif dan
juga mudah untuk dipahami. Dengan demikian, dalam menulis surat kita harus memperhatikan
langkah-langkah penyusunannya. Adapun langkah-langkah tersebut sebagai berikut:
a. ketika hendak menulis, terlebih dahulu kita harus menetapkan serta merumuskan
permasalahan apa yang akan disampaikan dalam surat tersebut.
b. Permasalahan tersebut disusun sesuai dengan urutan yang telah ditentukan, selanjutnya
diuraikan secara sistematis melalui kalimat demi kalimat.
c. Jika diperlukan, uraian tersebut dilengkapi dengan sejumlah data yang relevan.
d. Setiap pokok persoalan, disusun dalam paragraf secara jelas.
e. Jika surat telah selesai ditulis, periksa kembali untuk mengetahui apakah masalah yang
disampaikan sudah tuntas atau belum.
f. Jika masih ada masalah yang terlupakan sebaiknya segera disisipkan, begitu pun
sebaliknya, jika ada kalimat atau kata yang kurang efektif maka segera diperbaiki.
g. Jika semuanya sudah lengkap, barulah konsep tersebut diketik dengan rapi.
h. Sebelum ditandatangani, surat yang telah diketik dengan rapi perlu diperiksa kembali
secara teliti.
2. Bahasa dalam Surat menyurat
Sebelum melakukan penulisan sebuah surat, terlebih dahulu kita harus menjelaskan apa
yang ingin kita tuliskan, apa saja tujuan dan hasil yang diharapkan, serta siapa yang dituju oleh
surat tersebut. Semua akan berakhibat jika isi surat tidak jelas. Surat resmi yang digunakan dalam
pengantar surat memiliki ciri-ciri sebagai berikut:
a. Bahasa yang digunakan harus jelas, yaitu tidak berpeluang untuk ditafsirkan berbeda dari
maksud penulis surat.
b. Bahasa yang digunakan lugas dan singkat, maknanya yaitu langsung bertuju pada
persoalan yang ingin disampaikan. Kelugasan bahasa diwujudkan dalam pemakaian
bahasa yang langsung tidak berbelit-belit.
c. Bahasa santun, iyalah bahasa yang digunakan untuk menunjukkan rasa hormat dan
penghargaan dari pengirim kepada penerima surat.
54
