Page 110 - Manual ofimática nivel I
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vencimiento, etc. Resulta útil para quien desea controlar llamadas telefónicas
importantes o registros de liquidación de gastos.
Hay que escoger un criterio con relación a cómo ordenaremos las
fechas, en orden ascendente o descendente y mantener ese criterio el
máximo tiempo posible. Normalmente suele ponerse primero el documento
más reciente y el documento más antiguo el último.
En el caso de que coincidan dos fichas con igual fecha, utilizaríamos
como sistema de clasificación auxiliar la clasificación alfabética.
Las ventajas y desventajas del sistema cronológico son las siguientes:
VENTAJAS DESVENTAJAS
Destaca por su validez y bajo
Es un sistema limitado en su
coste cuando los elementos son
campo de aplicación y precisa
limitados y se pueden identificar
métodos complementarios para
con rapidez.
localizar, cuantificar o
Es muy útil para clasificar
identificar los elementos.
facturas, letras de cambio, etc.
5.4. MOBILIARIO, MATERIAL Y ÚTILES DE ARCHIVO
La elección del material adecuado para utilizar en el archivo depende
del volumen de la documentación, el tipo de archivo y el espacio disponible
para el mismo.
Expedientes: al tener varios documentos que hacen referencia a un
mismo asunto se justifica la apertura de un expediente que se ordena según
el criterio de clasificación decidido previamente.
- Cada expediente puede presentar una carpeta exterior en la que
se indica la fecha, el asunto y sección o parte de la oficina con
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