Page 36 - Employee Handbook

Security

RECEIVING OF GUESTS TO RTC PREMISES
T h e p r o p e r h a n d l i n g o f v i s i t o r s , a n d t h e i m p r e s s i o n t h e y h a v e o f
R i g h t t o C a r e w h e n r e c e i v e d i s a n i m p o r t a n t a s p e c t o f t h e
A d m i n i s t r a t i o n f u n c t i o n ( o u r r e c e p t i o n i s t s ) . T h e f o l l o w i n g s h o u l d
o c c u r w h e n r e c e i v i n g g u e s t s , w h e t h e r b y o u r r e c e p t i o n i s t s o r
o t h e r s t a f f . A l l v i s i t o r s n e e d t o s i g n t h e r e g i s t r a t i o n l e d g e r ;
i n d i c a t i n g w h o t h e y c a m e t o v i s i t a n d w h i c h c o m p a n y t h e y
r e p r e s e n t . O n n o a c c o u n t m u s t a n y v i s i t o r b e a l l o w e d t o w a l k
b e y o n d R e c e p t i o n u n l e s s a c c o m p a n i e d b y a m e m b e r o f R i g h t t o
C a r e s t a f f .

I f a s t r a n g e r i s f o u n d w a n d e r i n g a r o u n d t h e o f f i c e , o f f e r t o a s s i s t
h i m / h e r a n d i f n e c e s s a r y , e s c o r t h i m / h e r t o r e c e p t i o n f o r
a t t e n t i o n . N o t e a n y s t r a n g e b e h a v i o u r a n d r e p o r t a s a p p r o p r i a t e .
O n c e m e e t i n g s , i n t e r v i e w s a n d v i s i t s a r e f i n i s h e d , a l l v i s i t o r s
s h o u l d b e a c c o m p a n i e d b a c k t o R e c e p t i o n s o t h e y c a n b e s e e n
f r o m t h e o f f i c e .
SECURITY OF OFFICE EQUIPMENT AND ASSETS

A s s e t s a n d e q u i p m e n t a r e o f t e n h i g h v a l u e i t e m s a n d a s s u c h
r e p r e s e n t a f i n a n c i a l v a l u e t o t h e p r o g r a m m e s .

U s e r s o f a s s e t s s h o u l d e n s u r e t h a t a s s e t s a r e k e p t s e c u r e . E a c h
d e s k h a s b e e n a l l o c a t e d l o c k a b l e d r a w e r s a n d i t i s t h e
r e s p o n s i b i l i t y o f i n d i v i d u a l s t o e n s u r e p e r s o n a l b e l o n g i n g s a r e
l o c k e d a w a y . S t a f f a r e n o t a l l o w e d t o l e a v e t h e i r l a p t o p s
o v e r n i g h t o n t h e i r d e s k s b u t m u s t l o c k t h e m a w a y i n t h e
d r a w e r s p r o v i d e d . W h e n t r a v e l i n g w i t h l a p t o p o r o t h e r R T C
a s s e t s , e a c h e m p l o y e e n e e d s t o a d h e r e t o t h e h i g h e s t s t a n d a r d
o f v i g i l a n c e t o s e c u r e i t e m s i n y o u r c a r e . S h o u l d i t b e f o u n d t h a t
i t e m s w e r e l o s t b e c a u s e o f n e g l i g e n c e o n t h e p a r t o f t h e
e m p l o y e e , R T C r e s e r v e s t h e r i g h t t o a s k e m p l o y e e t o r e p l a c e t h e
a s s e t s . U s e r s o f a s s e t s m u s t r e p o r t t h e l o s s o r t h e f t o f a n a s s e t
i m m e d i a t e l y t o t h e R i s k M a n a g e r a n d P r o g r a m m e A d m i n i s t r a t o r
i n C e n t u r i o n . T h e p e r s o n r e p o r t i n g t h e l o s s o r t h e f t o f t h e
e q u i p m e n t s h o u l d c o m p l e t e a L o s s / T h e f t R e p o r t f o r m a n d
s u b m i t t e d t o t h e O p e r a t i o n s D e p a r t m e n t . R e f e r t o i n c i d e n t
m a n a g e m e n t i n R i s k s e c t i o n .

N e w e q u i p m e n t w i l l b e b r o u g h t a s f a r a s r e c e p t i o n a r e a , w h e r e
t h e n e c e s s a r y s t a f f m e m b e r r e c e i v i n g i t e m s w i l l c o m e t o e i t h e r
r e c e i v e i t e m s o r a c c o m p a n y d e l i v e r y t e a m t o w h e r e e q u i p m e n t
s h o u l d b e p l a c e d . A l l R T C a s s e t s w i l l b e t a g g e d a n d r e c o r d e d t o
R T C a s s e t s r e g i s t e r w i t h i n o n e w e e k o f d e l i v e r y . T h i s i s t h e
r e s p o n s i b i l i t y o f A d m i n i s t r a t i o n o f f i c e r , o r d e l e g a t e d s t a f f . T h e
A d m i n o f f i c e r w i l l k e e p a s e t o f m a s t e r k e y s f o r d e s k s a n d o f f i c e s
a n d i n t h i s r e g a r d t h e p r i n c i p l e o f p e r s o n a l p r i v a c y w i l l b e
r e s p e c t e d a t a l l t i m e s , u n l e s s s e c u r i t y r e f l e c t s o t h e r w i s e . U n d e r
n o c i r c u m s t a n c e s i s a n y o n e a l l o w e d t o r e m o v e R i g h t t o C a r e
p r o p e r t y f r o m t h e o r g a n i z a t i o n ’ s p r e m i s e s u n l e s s p r i o r w r i t t e n
a u t h o r i t y f r o m t h e l i n e m a n a g e r .

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