Page 67 - Employee Handbook

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F I N A N C E
(Continued)

Procurement Process

F o r m a l a n d d e t a i l e d p r o c u r e m e n t r e q u i s i t i o n r e q u e s t t o t h e P r o c u r e m e n t D e p a r t m e n t t o p r o c u r e a
s p e c i f i c s e r v i c e / p r o d u c t .
I t i n c l u d e s s p e c i f i c a t i o n s o r d e s c r i p t i o n o f p r o d u c t s / s e r v i c e s , b u d g e t c o d e , r e q u e s t e r a n d l i n e
m a n a g e r / b u d g e t h o l d e r a p p r o v a l , r e q u i r e d d e l i v e r y d a t e a n d a d d r e s s , e t c .
Per Diem Claim and Payment Process

S t a f f n e e d t o c o m p l e t e a t r a v e l r e q u e s t e i t h e r o n l i n e o r m a n u a l l y .
T h e c o n f i r m a t i o n ( a p p r o v a l ) o f t h e o n l i n e , o r a c o p y o f t h e s i g n e d m a n u a l r e q u e s t , m u s t b e a t t a c h e d
t o a p a y m e n t r e q u e s t f o r m , f o r y o u r p e r d i e m a l l o w a n c e , a n d s u b m i t t e d t o f i n a n c e f o r p a y m e n t .
Petty Cash process

T h e p e t t y c a s h p r o c e s s i s e i t h e r f o r p e r s o n a l m o n e y s p e n t , o r i f y o u n e e d t o p r o c u r e s o m e t h i n g
u n d e r t h e v a l u e o f R 2 5 0 .
A n y a m o u n t a b o v e t h i s n e e d s t o b e d o n e v i a e x p e n s e c l a i m f o r m , a n d a p a y m e n t r e q u i s i t i o n .
S t a f f t o g o t o t h e r e l e v a n t f i n a n c e a d m i n i s t r a t o r t o c o m p l e t e t h e n e c e s s a r y p e t t y c a s h r e q u e s t b o o k .
T h e c l a i m w i l l t h e n g e t s i g n e d a n d t h e m o n e y p a i d t o y o u .
A l l p r o o f o f p a y m e n t s l i k e s l i p s e t c . n e e d t o b e k e p t a n d h a n d e d o v e r t o t h e f i n a n c e a d m i n i s t r a t o r .
Submission and payment of travel expenses

Y o u n e e d t o c o m p l e t e a n e x p e n s e c l a i m f o r m a s w e l l a s a p a y m e n t r e q u i s i t i o n f o r a n y o t h e r t r a v e l
e x p e n s e s i n c u r r e d . E x p e n s e s l i k e e T O L g a t e s , f u e l e t c .
Y o u n e e d t o c o m p l e t e a n e x p e n s e c l a i m a n d p a y m e n t r e q u i s i t i o n f o r m w i t h y o u r i n f o r m a t i o n . T h i s
n e e d s t o b e a p p r o v e d b y y o u r l i n e m a n a g e r a n d s u b m i t t e d t o f i n a n c e f o r p a y m e n t .
I f a n y t r a v e l w a s i n v o l v e d , y o u r o n l i n e o r m a n u a l t r a v e l r e q u e s t c a n b e a t t a c h e d t o y o u r p a y m e n t
r e q u e s t f o r v a l i d a t i o n a s w e l l .

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