Page 71 - Employee Handbook

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I N F O R M A T I O N

T E C H N O L O G Y
(Continued)

Information, Computer and Cyber Security (Continued)

P r i v a t e d e v i c e s m a y o n l y b e a l l o w e d i f s u b j e c t e d t o R T C ’ s s e c u r i t y
p o l i c i e s a n d c o n f i g u r a t i o n s .
E m p l o y e e s a r e n o t a l l o w e d m a k e u n a u t h o r i s e d c h a n g e s t o t h e h a r d w a r e
c o m p o n e n t s o f a n d s o f t w a r e c o n f i g u r a t i o n s o n t h e i r P C s .
E m p l o y e e s a r e n o t a l l o w e d t o i n s t a l l s o f t w a r e o n t h e i r c o m p u t e r s w i t h o u t p e r m i s s i o n
f r o m t h e I T d e p a r t m e n t .
R e m o t e c o n n e c t i o n s t o R T C ’ s n e t w o r k s h a l l b e u s e d o n l y w h e n a u t h o r i s e d b y M a n a g e m e n t .
E m p l o y e e s m a y n o t i n s t a l l o r u s e n e t w o r k s n i f f i n g d e v i c e s o r t o o l s u s e d f o r r e m o t e
m a i n t e n a n c e p u r p o s e s w i t h o u t t h e e x p l i c i t a p p r o v a l o f t h e C I O .
E m p l o y e e s a r e a c c o u n t a b l e f o r a l l a c t i o n s t h a t a r e p e r f o r m e d u s i n g t h e i r u s e r p r o f i l e s ; h e n c e
e m p l o y e e s s h o u l d l o c k t h e i r c o m p u t e r s w h e n n o t i n u s e , a n d n o t s h a r e t h e i r l o g i n
c r e d e n t i a l s w i t h a n y p e r s o n i n c l u d i n g t h e i r m a n a g e r .
E m p l o y e e s s h o u l d e n s u r e t h e y s a f e l y k e e p a l l R T C i s s u e d i n f o r m a t i o n a s s e t s a n d s h o u l d b e
a w a r e o f a n d t a k e m e a s u r e s t o m i t i g a t e a g a i n s t c o m m o n c r i m i n a l a c t i v i t i e s s u c h a s c a r
r e m o t e j a m m i n g a n d s m a s h a n d g r a b e t c .
Information and Data Management / Privacy

A l l a c c e s s t o i n f o r m a t i o n r e s o u r c e s s h a l l b e a l l o w e d a s p e r e a c h u s e r ’ s j o b r e q u i r e m e n t s , a n d

t h e y s h a l l b e m a n a g e d , c o n t r o l l e d , a u d i t e d a n d p e r i o d i c a l l y r e v i e w e d t h r o u g h f o r m a l
p r o c e d u r e s .
D o n o t d i s c l o s e a n y i n f o r m a t i o n ( i n c l u d i n g g i v i n g r e f e r e n c e s ) a b o u t a n i n d i v i d u a l t o a n
e x t e r n a l o r g a n i s a t i o n w i t h o u t f i r s t c h e c k i n g t h a t t h e i n d i v i d u a l c o n s e n t s t o s u c h d i s c l o s u r e .
E m p l o y e e s s h o u l d b e v i g i l a n t i f t h e y a r e u n d e r t a k i n g w o r k o f f - p r e m i s e s u s i n g p e r s o n a l d a t a
s u c h a s p a t i e n t a n d c l i n i c a l d a t a . S t r i c t s e c u r i t y m e a s u r e s m u s t b e a p p l i e d t o t h e
t r a n s p o r t a t i o n a n d s t o r a g e o f a l l s u c h d a t a .
E n s u r e t h a t a l l p e r s o n a l d a t a i s k e p t s e c u r e , n o t o n l y f r o m u n a u t h o r i s e d a c c e s s , b u t f r o m f i r e

a n d o t h e r h a z a r d s .
U s e t h e o f f i c e s h r e d d e r o r t h e c o n t r a c t s h r e d d i n g s e r v i c e t o d i s p o s e o f a n y d o c u m e n t
c o n t a i n i n g p e r s o n a l d a t a , w h e t h e r o r n o t y o u c o n s i d e r i t t o b e c o n f i d e n t i a l .

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