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Las ventajas y desventajas del sistema numérico se indican a
continuación:
VENTAJAS DESVENTAJAS
• Siempre es posible asignar a • La localización del
los elementos un número de elemento es imposible si
identificación. no se conoce el número
asignado. Es necesario
• Los números permiten una
emplear una lista o guía
clasificación exacta de los
para la localización.
elementos.
• Hay que establecer una
• Permiten una lectura más
numeración escalonada
rápida que las letras.
que permita la inclusión
de nuevos elementos en
números intercalados.
(100/01, 100/02).
E. SISTEMA CRONOLÓGICO
En el sistema cronológico el criterio empleado es la fecha en que se ha
redactado, enviado o recibido el documento.
• Clasificación cronológica: con este sistema la documentación se
ordena de forma progresiva, tomando como referencia la fecha
significativa de los documentos, que puede ser: fecha de entrada,
fabricación, fecha de vencimiento, etc. Resulta útil para quien desea
controlar llamadas telefónicas importantes o registros de liquidación de
gastos.
Hay que escoger un criterio con relación a cómo ordenaremos las
fechas, en orden ascendente o descendente y mantener ese criterio el
máximo tiempo posible. Normalmente suele ponerse primero el documento
más reciente y el documento más antiguo el último.
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