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En el caso de que coincidan dos fichas con igual fecha, utilizaríamos
como sistema de clasificación auxiliar la clasificación alfabética.
Las ventajas y desventajas del sistema cronológico son las siguientes:
VENTAJAS DESVENTAJAS
• Destaca por su validez y • Es un sistema limitado en
bajo coste cuando los su campo de aplicación y
elementos son limitados y precisa métodos
se pueden identificar con complementarios para
rapidez. localizar, cuantificar o
identificar los elementos.
• Es muy útil para clasificar
facturas, letras de cambio,
etc.
5.4. MOBILIARIO, MATERIAL Y ÚTILES DE ARCHIVO
La elección del material adecuado para utilizar en el archivo depende
del volumen de la documentación, el tipo de archivo y el espacio disponible
para el mismo.
• Expedientes: al tener varios documentos que hacen referencia a un
mismo asunto se justifica la apertura de un expediente que se ordena
según el criterio de clasificación decidido previamente.
o Cada expediente puede presentar una carpeta exterior en la que
se indica la fecha, el asunto y sección o parte de la oficina con la
que está relacionada la documentación (documento original,
borradores, copias, etc.).
• Tipos de Carpetas: las carpetas para guardar los documentos pueden
ser de varias clases, entre ellas tenemos:
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