Page 13 - E-BOOK HUMAS Menggunakan Flip PDF Professional

Syarat Pertemuan Yang Baik

Rapat dapat dikatakan berlangsung dengan baik dan berhasil apabila
tujuan rapat yang telah ditentukan tercapai. Untuk dapat mencapai tujuan
rapat, ada beberapa syarat yang harus diperhatikan pihak panitia

penyelenggara rapat. Suatu pertemuan dapat disebut sebagai sebuah rapat
apabila memenuhi kriteria berikut, yaitu:

1. Membicarakan suatu masalah yang berkaitan dengan tujuan organisasi,
perusahaan, instansi, pemerintah, dan lain-lain, yang harus
dirundingkan/didiskusikan secara bermusyawarah.

2. Pada saat rapat seluruh peserta harus berperan aktif.
3. Setiap pembicaraan Ketika rapat berlangsung harus bersifat terbuka

(tidak ada yang disembunyikan serta prasangka).
4. Adanya unsur-unsur rapat seperti pimpinan, notulen, moderator, peserta

rapat, masalah yang dibahas.

Setiap peserta rapat harus mengetahui syarat-syarat rapat yang baik. Syarat-
syarat rapat yang baik, antara lain sebagai berikut.

1) Suasananya terbuka, yaitu rapat hendaknya berlangsung secara terbuka
ketika setiap peserta rapat dapat berbicara secara objektif, jujur, dan tidak

mempunyai sikap apriori terhadap peserta rapat lainnya.
2) Tiap peserta rapat berpartisipasi aktif, maksudnya peserta rapat

diharapkan bersedia mengemukakan pendapat secara bebas, terbuka,
objektif, bersahabat, serta bersifat menerangkan dan menjelaskan kebenaran

pendapatnya sehingga suasana rapat menjadi hidup.
3) Adanya bimbingan dan pengawasan dari pemimpin rapat, yaitu
pemimpin rapat bertindak sebagai pembimbing, pengarah, dan pihak yang

memberi kemudahan kepada peserta rapat.
4) Menghindari perdebatan, yaitu suatu rapat dapat berjalan efektif jika

tidak terjadi perdebatan yang berkepanjangan, tanpa arah, serta saling
bersikukuh dalam mempertahankan pendiriannya yang dapat menimbulkan

suasana panas, tegang, dan kaku yang akhirnya pembicaraan hanya
dimonopoli oleh peserta rapat yang terlibat dalam perdebatan.

9