Page 15 - E-BOOK HUMAS Menggunakan Flip PDF Professional
P. 15
2. Persiapan Penyelenggaraan
Merencanakan dan mempersiapkan suatu rapat agar dapat berjalan lancar
bukanlah suatu pekerjaan yang mudah karena seorang sekretaris harus
berhubungan dengan berbagai pihak dalam penyelenggaraan suatu rapat. Hal yang
menjadi tanggung jawab sekretaris dalam persiapan penyelenggaraan adalah
sebagai berikut.
a. Persiapan Administrasi
Hal-hal yang berkaitan dengan persiapan administrasi, antara lain sebagai berikut.
1) Mengirimkan notula rapat sebelumnya kepada para peserta rapat.
2) Mengisyaratkan kebutuhan akan rapat selanjutnya.
3) Mengumpulkan bermacam keterangan atau data dan butir-butir acara rapat.
4) Memperhatikan hasil rapat atau perjanjian kesepakatan rapat terdahulu.
5) Membuat usulan acara rapat dan mendiskusikannya.
6) Menyusun secara sistematis setiap acara.
7) Menentukan peserta rapat.
8) Membuat surat undangan rapat.
9) Menyusun acara rapat dan daftar hadir peserta rapat.
10) Memperhatikan dan menentukan media atau peralatan rapat, seperti ruangan
rapat, tempat duduk, bentuk tempat rapat, pengeras suara, OHP, lampu
penerangan, penempatan tempat duduk peserta rapat, LCD projector, layar, flip
chart, sound system, kertas, pulpen, buku, pensil, tip-ex, dan komputer.
11) Mengusulkan materi diskusi yang belum sempat dikirim.
12) Menyiapkan notula.
b. Membuat Agenda Rapat
Agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang akan
dibicarakan dalam suatu rapat. Susunan acara rapat adalah rincian atau penjabaran
lebih lanjut dari topik-topik dalam agenda rapat.. Sekretaris harus memastikan
terlebih dahulu acara yang akan diadakan atau dilaksanakan pada suatu rapat
dengan mengonsultasikannya terlebih dahulu kepada pimpinan rapat Acara
tersebut harus disusun secara sistematis dengan membuat pokok-pokok acara
secara garis besar.
11
