Page 19 - E-BOOK HUMAS Menggunakan Flip PDF Professional
P. 19
j. Akomodasi/Penginapan
Pada rapat yang dilakukan lebih dari satu hari, biasanya para peserta rapat
akan menginap di suatu tempat. Untuk itu, sekretaris harus mengatur
pemilihan tempat yang cocok untuk pelaksanaan rapat tersebut mulai dari
pemesanan tempat, pembagian kamar, hingga pengecekan terakhir akan
kesiapan penginapan untuk peserta rapat.
k. Transportasi
Jika suatu rapat tidak dilaksanakan di dalam kantor, tentunya transportasi
para peserta rapat ke tempat rapat harus dipersiapkan. Jika harus menyewa
mobil atau bus, sekretaris harus mempersiapkannya.
l. Konsumsi
Konsumsi rapat berupa makanan ringan (snack) atau makanan berat untuk
para peserta rapat. Konsumsi harus disiapkan agar para peserta rapat nyaman
dalam mengikuti kegiatan rapat. Jika pelaksanaan rapat lebih dari satu hari,
variasi makanan juga harus diperhatikan. Hal ini akan berdampak pada
motivasi peserta dalam mengikuti rapat.
Konsumsi berupa makanan dan minuman dapat disajikan dengan cara sebagai
berikut.
1) Disajikan sebelum peserta rapat duduk.
2) Disajikan selama rapat berlangsung.
3) Disajikan pada waktu istirahat dengan cara mengambil sendiri.
4) Disajikan secara kombinasi. Pada awal rapat telah tersedia minuman dan
saat istirahat para peserta rapat mengambil sendiri makanan dan minuman di
tempat yang telah tersedia.
15
