Page 18 - E-BOOK HUMAS Menggunakan Flip PDF Professional

Humas

i. Mempersiapkan Ruang Rapat
Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu jumlah peserta yang akan hadir dalam
rapat. Apabila jumlah peserta rapat sedikit dapat menggunakan ruang rapat yang

sudah tersedia di kantor. Namun, apabila jumlah peserta Jika rapat cukup banyak
melebihi kapasitas ruang rapat di kantor, rapat dapat diselenggarakan di hotel atau

gedung pertemuan diselenggarakan di hotel atau gedung pertemuan, sekretaris harus
memeriksa kepastian tempat, peralatan, konsumsi, dan akomodasi, Hal-hal yang

harus dipersiapkan sehubungan dengan pengaturan ruang rapat adalah sebagai
berikut.

1)Cahaya Penerangan
Bila ruangan tidak menggunakan penerangan buatan (lampu) tetapi menggunakan
penerangan cahaya sinar matahari, pengaturan tempat duduk harus disesuaikan

dengan arah datangnya sinar matahari tersebut.
Dengan penerangan cahaya yang baik akan diperoleh beberapa keuntungan, di

antaranya sebagai berikut.
a) Hasil pekerjaan atau produktivitas bertambah.
b) Kualitas pekerjaan lebih baik.

c) Kesalahan-kesalahan berkurang
d) Semangat kerja pegawai lebih baik

e) Mengurangi ketegangan dan kelelahan (mata dan rohani)
f) Prestise lebih baik untuk perusahaan.

2) Ventilasi Udara

Usahakan agar udara di ruang rapat sejuk karena ruangan yang terlalu panas atau
terlalu dingin akan mengakibatkan konsentrasi para peserta rapat berkurang. Untuk
mengatasi udara yang panas dan lembab, hal yang perlu diperhatikan adalah sebagai

berikut.
a) Mengatur suhu udara dalam ruang kerja dengan AC (4ir Conditioning)

b) Membuat lubang-lubang udara (ventilasi)
c) Mengatur pakaian kerja yang sebaiknya dipakai oleh para pekerja

14