Page 45 - E-BOOK HUMAS Menggunakan Flip PDF Professional
P. 45
Fungsi Notula
Notula memiliki fungsi penting dalam penyelenggaraan rapat, yaitu sebagai berikut.
a) Sebagai Alat Bukti
Apabila ada kasus, notula dapat digunakan sebagai bahan pembuktian di pengadilan. Contoh:
pendaftaran suatu organisasi, bila ada perubahan bentuk atau penutupan suatu organisasi, notula
dapat membuktikan adanya pelaksanaan suatu tugas anggota organisasi.
b) Sebagai Sumber Informasi untuk Peserta Rapat yang Tidak Hadir
Walaupun peserta berhalangan hadir, sebaiknya peserta tersebut tetap mengetahui materi rapat
yang dibahas dan mengetahui hasil rapat.
c) Sebagai Pedoman untuk Rapat Berikutnya
Rapat terdahulu yang memerlukan tindak lanjut direalisasikan ke dalam rapat berikutnya sehingga
notula dapat dijadikan pedoman.
d) Sebagai Alat Pengingat untuk Peserta Rapat
Biasanya setelah pembukaan rapat, dibacakan notula hasil rapat sebelumnya sehingga dapat
mengingatkan para peserta rapat.
e) Sebagai Dokumen
Notula sebagai dokumen sehingga harus disusun dengan rapi menurut kronologis dan dijilid secara
rapi lalu disimpan dengan baik sesuai dengan sistem pengarsipan.
f) Sebagai Alat untuk Rapat Semu
Rapat semu adalah rapat yang tidak pernah dilaksanakan atau rapat fiktif. Pada saat menyusun
notula biasanya dikonsultasikan terlebih dahulu kepada ahli hukum.
41
