Page 41 - BUKU PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DPR RI

Penyelenggaraan Kearsipan
Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia

berdasarkan nomor urut Daftar Arsip Inaktif yang
dipindahkan;
(2) Menyimpan dan memasukkan folder/berkas
Arsip Inaktif ke dalam boks Arsip;
(3) Memberi label boks Arsip, dengan keterangan:
nomor boks, nama Unit Pengolah, nomor urut
Arsip, dan tahun penciptaan Arsip.
Penataan Arsip Inaktif dan pembuatan Daftar
Arsip Inaktif menjadi tanggung jawab Kepala Unit
Pengolah/Unit Kerja.
3) Memindahkan Arsip Inaktif dari Unit Pengolah ke Unit
Kearsipan, dengan dilengkapi Daftar Arsip dan Berita Acara
Pemindahan Arsip Inaktif yang ditandatangani oleh Pimpinan
Unit Pengolah dan Pimpinan Unit Kearsipan rangkap 2 (dua).

b. Unit Kearsipan
Dalam kegiatan pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah, Unit
Kearsipan mempunyai tugas sebagai berikut:
1) memeriksa dan menerima Arsip Inaktif beserta Daftar
Arsip dan Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif dari Unit
Pengolah;
2) mengolah dan menyimpan Arsip Inaktif yang dipindahkan
dari Unit Pengolah;
3) paling lama 6 (enam) bulan sekali melakukan seleksi dan
Penilaian Arsip Inaktif yang masih perlu disimpan dan Arsip
yang bernilaiguna kesejarahan.
4) menata Arsip dan membuat Daftar Arsip yang akan diusulkan
diserahkan ke lembaga kearsipan pusat; dan
5) melakukan pelaporan terhadap keberadaan Arsip Terjaga
kepada lembaga kearsipan pusat dan wajib menyerahkan
salinan autentik dari naskah asli Arsip Terjaga paling lama 1
(satu) tahun setelah melakukan pelaporan.
2. Pemusnahan Arsip
Prosedur pemusnahan Arsip diatur sebagai berikut:
a. Pengajuan surat permohonan usul musnah dari Unit Kearsipan
melalui persetujuan Pimpinan Sekretariat Jenderal DPR RI.
b. Pembentukan panitia penilai Arsip ditetapkan oleh Pimpinan
Sekretariat Jenderal DPR RI sebagaimana pada format 15 Panitia

BAGIAN ARSIP SETJEN DPR RI 37