Page 44 - BUKU PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DPR RI

Penyelenggaraan Kearsipan
Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia

c. Pemberitahuan Penyerahan Arsip Statis
1) Pemberitahuan akan menyerahkan Arsip Statis oleh
pimpinan Sekretariat Jenderal DPR RI kepada kepala lembaga
kearsipan pusat disertai dengan pernyataan dari pimpinan
Sekretariat Jenderal DPR RI bahwa Arsip yang diserahkan
autentik, terpercaya, utuh, dan dapat digunakan.
2) Proses pemberitahuan penyerahan Arsip Statis harus
memenuhi persyaratan sebagai berikut:
a) Menyampaikan surat permohonan penyerahan Arsip
Statis dari pimpinan Sekretariat Jenderal DPR RI
kepada kepala lembaga kearsipan pusat;
b) Menyampaikan daftar Arsip usul serah; dan
c) Menyampaikan surat pertimbangan oleh panitia penilai
Arsip.
4. Verifikasi dan Persetujuan
a. Kepala lembaga kearsipan pusat melakukan verifikasi daftar Arsip
usul serah berdasarkan permohonan penyerahan Arsip Statis dari
Sekretariat Jenderal DPR RI.
b. Kepala lembaga kearsipan pusat dapat memberikan rekomendasi
atas hasil verifikasi daftar Arsip usul serah terhadap Arsip yang
diterima atau ditolak kepada Sekretariat Jenderal DPR RI.
c. Kepala lembaga kearsipan pusat memberikan persetujuan atas
daftar Arsip usul serah dari Sekretariat Jenderal DPR RI.
5. Penetapan Arsip Yang Akan Diserahkan dan Persetujuan
Pimpinan Sekretariat Jenderal DPR RI mengeluarkan penetapan
terhadap Arsip yang akan diserahkan kepada lembaga kearsipan pusat
dengan mengacu pada persetujuan dari kepala lembaga kearsipan
pusat.
6. Pelaksanaan Serah Terima Arsip
a. Pelaksanaaan serah terima Arsip Statis oleh Sekretaris Jenderal
kepada kepala lembaga kearsipan pusat disertai berita acara,
daftar Arsip usul serah dan fisik Arsip yang akan diserahkan.
b. Susunan format berita acara dan daftar Arsip serah sebagaimana
format 21 dan Format 22.

40 BAGIAN ARSIP SETJEN DPR RI