Page 42 - BUKU PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DPR RI

Penyelenggaraan Kearsipan
Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia

Penilai Arsip mempunyai tugas melakukan Penilaian Arsip yang
akan dimusnahkan. Panitia Penilai Arsip sekurang-kurangnya
memenuhi unsur:
1) Pimpinan Unit Kearsipan sebagai ketua merangkap anggota;
2) Pimpinan Unit Pengolah yang Arsipnya akan dimusnahkan
sebagai anggota;
3) Arsiparis sebagai anggota.
c. Penyeleksian Arsip oleh panitia penilai berdasarkan JRA, dengan
tahapan:
1) Mencermati daftar Arsip usul musnah
2) Memverifikasi daftar Arsip usul musnah dengan JRA
khususnya pada kolom retensi inaktif dan berketerangan
musnah.
d. Pembuatan daftar Arsip usul musnah
Hasil penyeleksian Arsip dituangkan dalam daftar Arsip usul
musnah sebagaimana format 16.
e. Penilaian oleh Panitia Penilai
Panitia penilai melakukan penilaian terhadap daftar Arsip usul
musnah dan verifikasi secara langsung terhadap fisik Arsip. Hasil
penilaian tersebut dituangkan dalam pertimbangan tertulis dari
panitia penilai Arsip, sebagaimana pada format 17.
f. Permintaan persetujuan pemusnahan dari pimpinan Sekretariat
Jenderal DPR RI kepada kepala lembaga kearsipan pusat.
g. Penetapan Arsip yang akan dimusnahkan
Pimpinan Pencipta Arsip mengeluarkan penetapan terhadap
Arsip yang akan dimusnahkan dengan mengacu pada persetujuan
tertulis dari kepala lembaga kearsipan pusat.
h. Pelaksanaan pemusnahan Arsip:
1) Dilakukan dengan membuat Berita Acara Pemusnahan
sebagaimana pada format 18 beserta Daftar Arsip Musnah
yang dibuat rangkap 2 (dua) sebagaimana format 19. Berita
Acara tersebut ditandatangani oleh Pimpinan Unit Kearsipan,
Pimpinan Unit Pengolah yang Arsipnya akan dimusnahkan,
dan disaksikan sekurang - kurangnya dari unit hukum dan
unit pengawasan.
2) Dilakukan secara total sehingga tidak dikenal lagi baik fisik
maupun informasinya. Pemusnahan dapat dilakukan dengan

38 BAGIAN ARSIP SETJEN DPR RI