Page 140 - كتاب المكاتب الامامية2018 _Neatثالثه فنادق
P. 140
د .كــــرم غازي المكاتب الامامية Front Office
-مهام الإشراف الداخلي وحالة الغرف :يعطي بيانات عن حالة الغرف ونظافتها وإعطاء توقعات التشغيل
في الفترة المستقبلية لتنظيم العمالة..
.5مهام قسم الهاتف :كل المكالمات ويعطي بيانات عن الرسائل والبريد الذي استلمه العميل.
.6مهام المراجعة الليلية وتحليل العمل اليومي :يسهل عمل المراجع الليلي في تسجيل القيود على فاتورة
النزيل و يعد تقارير المراجعة الليلية ويتم ربطه مع نظام الحسابات.
.7مهام قسم المبيعات و التسويق :يعتمد قسم المبيعات و التسويق على برامج الحاسب الآلي في إنشاء سجلات
لمتابعة عمليات البيع والتسويق للعملاء وانشاء ملفات لحركة المبيعات للمؤتمرات والحفلات الخارجية
التي ينظمها الفندق فالبرنامج يملك قاعدة بيانات لإعطاء معلومات عن قوائم الطعام وصالة الحفلات و
توقعات الإيرادات .يستطيع موظف المبيعات الحصول على تقارير فورية تساعدة في أعماله اليومية
وتسويقه لخدمات الفندق مثل تقارير عن النزلاء و المجموعات وتوقعات الإشغال وشرائح السوق التي
يتعامل معها كذلك أنواع الغرف وأسعارها وسياسة التخفيضات التي يسير عليها الفندق.
.8طباعة التقارير والإحصائيات.
.9إصدار مفاتيح الغرف.
.20المراسلة الداخلية بين الموظفين بالفندق.
.22التحكم في قنوات الفيديو بالغرف.
.21خدمة الايقاظ الصباحي.
رابعاً :البرامج المستخدمة في الحاسب الألي في المكاتب الأمامية:
نظام الحاسب الآلي في الفندق يضم مجموعة من البرامج قادرة على تدعيم العمليات المتصلة بالمكاتب الأمامية
والمكاتب الخلفية تساهم في تسهيل المهام الوظيفية الفندقية في الاقسام المتصلة بقسم المكاتب الأمامية مما يساهم
في إتقان الإجراءات التي تتعلق بالدورة الخدمية للنزيل عبر أقسام الفندق بداية من عملية الحجز و الإقامة إلى
المغادرة بدرجة تضمن رضا النزيل وتشمل:.
برامج إدارة الحجز Reservations Management
برامج ادارة الغرف Room Management
برامج ادارة حسابات النزيل Guest Accounts Management
برامج الادارة العامة General Management
.9برامج إدارة الحجز:
تساعد الفندق على سرعة إجواء الحجز والحصول على تقارير دقيقة عن الغرف والدخل في الفنادق السلاسل
التي تتصل مع بعضها عن طريق نظام حجز مركزي يشمل كل معلومات الحجز وتصنيف الغرف المحجوزة
والتحكم في طلبات الحجز حسب نوع سعر الغرفة يمكن إدارة عملية الحجز بكفاءة .يمكن إجراء و تأكيد طلبات
الحجز وارسالها عن طريق الحاسب الآلي مباشرة إلى الفنادق وبالتالي يتم تحديث البيانات الخاصة بالحجز
الكترونيا مثل سجلات الحجز وتوقعات الإيرادات ويكون هناك اتصال مباشر عبر الحاسب الآلي بين وحدات
الحاسب الألي بالفندق من ناحية و بين وحدات الحاسب الآلي لنظام الحجز المركزي من ناحية أخرى ،يمكن
طبع قائمة بأسماء النزلاء المتوقع وصولهم وتقارير وبيانات متنوعة عن طلبات الحجز والنزلاء .برامج إدارة
الحجز تشمل بيانات عن النزلاء السابقين و إمكانيات متقدمة للتحكم في أسعار الغرف ومعلومات مفصلة عن
أنواع السرائرومواقع الغرف وبيانات أخرى عن الغرف ومقدمات الدفع التي دفعها النزيل و المطلوبة كذلك
لتأكيد الحجز.
041
