Page 3 - TẠP CHÍ HỖ TRỢ TÍN DỤNG_SỐ 1

PHẦN I: HỖ TRỢ TÍN DỤNG – IN THE SPOT LIGHT

Chuyên đề 1: KIỂM SOÁT GIẢI NGÂN – NHÓM TÍNH NĂNG TRUNG TÂM CỦA HỆ THỐNG VCOMS

Với mục tiêu đáp ứng tối đa yêu cầu người sử dụng và tăng cường hiệu quả quản lý điều hành, kiểm
soát giải ngân – nhóm tính năng trung tâm của Hệ thống VCOMS đã không ngừng được cải tiến nhằm
nâng cao tốc độ xử lý giao dịch, phù hợp với thực tiễn vận hành tại chi nhánh.

Luồng kiểm soát hồ sơ giải ngân
Hệ thống hỗ trợ người dùng qua việc thiết lập một luồng kiểm soát hồ sơ tự động gồm 3 bước chính:
Thông báo tình trạng khách hàng, Rà soát hồ sơ giải ngân và Phê duyệt kết quả rà soát. Cán bộ QHKH
có thể lựa chọn thực hiện Thông báo tình trạng khách hàng theo một trong hai cách:
 Một là, cán bộ QHKH khởi tạo thông báo tình trạng khách hàng trên VCOMS bằng cách khai
báo những thông tin hết sức ngắn gọn về hồ sơ giải ngân và danh mục hồ sơ bàn giao.
 Hai là, cán bộ QHKH lập và ký thông báo tình trạng khách hàng ngoài VCOMS, sau đó chuyển
cho Phòng HTTD. Cán bộ HTTD căn cứ trên thông báo mà cán bộ QHKH đã lập để khởi tạo
thông báo tình trạng khách hàng trên VCOMS.
Trên cơ sở các thông tin do cán bộ QHKH nhập và thông tin tín dụng mà VCOMS kết nối online, Thông
báo tình trạng khách hàng sẽ được chuyển đến cán bộ HTTD Chi nhánh. Tại đây, phòng HTTD Chi
nhánh sẽ kiểm soát giải ngân và khai báo kết quả vào hệ thống.
Xác định Trường hợp giải ngân và Ghi nhận nợ chứng từ

Theo quy định, một số trường hợp giải ngân (có hóa đơn nhưng không có hợp đồng và không xác nhận
mua bán không qua hợp đồng ...) cần Cấp có thẩm quyền quyết định giải ngân ký xác nhận trên Phiếu
Rà soát hồ sơ giải ngân. Vì vậy, trong màn hình rà soát hồ sơ/phê duyệt rà soát, Phòng HTTD Chi
nhánh cần chú ý lựa chọn đúng “Trường hợp giải ngân”. Chỉ như vậy, hệ thống mới có thể nhận diện
chính xác và hỗ trợ bổ sung phần xác nhận của Cấp có thẩm quyền.
Bên cạnh đó, trường hợp hồ sơ chưa đủ chứng từ theo quy định, cán bộ HTTD Chi nhánh có thể ghi
nợ chứng từ để thực hiện theo dõi sau này. Các trường hợp nợ chứng từ tích hợp trên VCOMS hoàn
toàn phù hợp với các căn cứ cho nợ theo văn bản chính sách hiện hành. Gần đến thời hạn bổ sung
chứng từ, VCOMS sẽ tự động thông báo các chứng từ sắp đến hạn hoàn thiện vào email của các user
tham gia luồng kiểm soát giải ngân để nhắc nhở người sử dụng kịp thời thực hiện.
Tự động chuyển trạng thái hồ sơ

Đối với hồ sơ giải ngân cần bổ sung tài liệu, thông tin, tại thời điểm rà soát hồ sơ, lãnh đạo HTTD Chi
nhánh thực hiện chuyển trả hồ sơ về cho cán bộ QHKH. Trong vòng 5 ngày, nếu trên hệ thống Cán bộ
QHKH không chuyển hồ sơ sang phòng HTTD CN, hồ sơ sẽ được tự động chuyển về trạng thái Hoàn
tất với kết quả “Không bổ sung được chứng từ giải ngân”. Như vậy, hệ thống vẫn tự động ghi nhận
được công việc đã thực hiện cho Phòng HTTD Chi nhánh.
Sau 4 năm chính thức triển khai sử dụng, Nhóm tính năng kiểm soát giải ngân được đánh giá là một
trong những thành công về phát triển giải pháp xử lý giao dịch. Hệ thống đã hỗ trợ kiểm soát trên
600.000 hồ sơ/năm với tốc độ truy vấn chưa đến 2 giây/giao dịch, ghi nhận và cảnh báo trên 150.000
chứng từ nợ/năm. Trên cơ sở định hướng phát triển chung của hoạt động hỗ trợ tín dụng, Phòng Hỗ
trợ tín dụng Trụ sở chính đã và đang tiếp tục nghiên cứu, cải tiến VCOMS nói chung và nhóm tính năng
kiểm soát giải ngân nói riêng để hệ thống ngày càng càng hoàn thiện.
Lê Thị Thùy Dung - Phòng Hỗ trợ tín dụng Trụ sở chính.