Page 214 - Buku Teori dan Praktik_Perkantoran

2. Jenis-Jenis Arsip Berdasarkan Fungsinya
Arsip dinamis, adalah arsip yang dipergunakan secara langsung terkait perencanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, atau dipergunakan secara
langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara.
Arsip aktif, yaitu arsip yang dipergunakan secara terus menerus dalam kegiatan kantor.
Arsip ini masih sering dikeluarkan untuk keperluan tertentu.
Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah menurun, tetapi
kadang-kadang masih diperlukan.
Arsip inaktif, yaitu arsip dinamis yang sudah sangat jarang digunakan. Arsip inaktif
hanya digunakan sebagai referensi atau pemberi keterangan semata.
Arsip statis, adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun untuk
penyelenggaraan administrasi Negara.

3. Jenis-Jenis Arsip Berdasarkan Masalahnya
Financial record, yaitu arsip-arsip yang berisi catatan-catatan mengenai masalah
keuangan. Contoh: kuitansi, giro, cek, dan kartu kredit.
Inventory record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah barang
inventaris.Contoh: catatan tentang jumlah barang, merek, ukuran, dan harga.
Personal record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian.
Contoh: surat lamaran kerja, curriculum vitae, absensi pegawai, dan surat keputusan.
Sales record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah penjualan. Contoh:
data penjualan dan daftar nama agen dan distributor.
Production record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah produksi.
Contoh: arsip tentang jenis bahan baku, jenis alat/mesin yang digunakan, dan jenis dan
kualitas barang.

4. Jenis-Jenis Arsip Berdasarkan Keasliannya
Arsip asli, yaitu dokumen yang langsung terkena hentakan mesin tik, tanda tangan,
cetakan printer, serta legalisasi asli yang merupakan dokumen utama.
Arsip salinan, yaitu dokumen yang proses pembuatannya tidak bersama dengan
dokumen asli, akan tetapi mempunyai kesesuaian dengan dokumen asli.
Arsip tembusan, yaitu dokumen kedua, ketiga dan seterusnya yang dalam proses
pembuatannya bersama dokumen asli, akan tetapi ditujukan pada pihak selain
penerimaan dokumen asli.

5. Jenis-Jenis Arsip Berdasarkan Kekuatan Hukum
Arsip autentik, yaitu arsip yang diatasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta
(bukan fotokopi atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip yang bersangkutan.
Dalam hal ini arsip autentik dapat digunakan sebagai bukti hukum yang sah.
Arsip tidak autentik, yaitu arsip yang diatasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan
tinta, arsip ini dapat berupa fotokopi, film, mikrofilm dan hasil print komputer.

6. Jenis-Jenis Arsip Berdasarkan Bentuk Fisiknya
Arsip yang berbentuk lembaran. Misalnya: Surat-surat, warkat, akta notaris, SK
pendirian bangunan, sertifikat tanah, surat kontrak, kuitansi, cek, laporan-laporan,
micro fiche, foto-foto dan lain-lain.
Arsip yang tidak berbentuk lembaran. Misalnya, disket komputer, hard disk, video kaset,
flash disk, micro film, rekaman pada pita kaset, dan lain-lain.

Teori dan Praktik Perkantoran 208