Page 218 - Buku Teori dan Praktik_Perkantoran

C. Macam-Macam Buku Agenda

Buku agenda secara umum didefinisikan sebagai buku catatan bertanggal yang berfungsi
sebagai catatan keluar masuknya surat yang dikirim maupun yang diterima oleh suatu
kantor, instansi maupun perusahaan. Pengertian secara lain buku agenda merupakan buku
yang berfungsi sebagai buku yang digunakan untuk mencatat semua surat-surat keluar
masuk dalam waktu satu tahun atau pada periode tertentu.

Fungsi Buku Agenda
1. Bukti surat keluar dan surat masuk
Dengan adanya buku agenda kerja ini, dapat memudahkan dalam pencarian berkas-berkas
tertentu karena detail dari setiap surat masuk maupun surat keluar dapat diidentifikasi
dengan mudah.
2. Mengetahui jumlah surat masuk dan keluar
Buku agenda dapat sangat membantu apabila suatu kantor, perusahaan atau instansi ingin
melihat kembali berapa jumlah surat masuk dan jumlah surat keluar dalam periode
tertentu.
3. Mengetahui penomoran surat keluar
Dengan adanya buku agenda, untuk melakukan penomoran dalam pembuatan surat akan
menjadi lebih muda karena dengan adanya buku agenda, surat-surat sebelumnya tertulis
secara berurutan.

Macam-Macam Buku Agenda
1. Buku agenda tunggal/campuran
Buku agenda tunggal merupakan buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat
masuk dan keluar sekaligus berurutan pada tiap halaman.

2. Buku agenda kembar
Buku agenda kembar adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk
dan surat keluar disediakan buku sendiri-sendiri.

Teori dan Praktik Perkantoran 212